Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов по охране труда в 2020 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательно установлены определенные сроки, в рамках которых необходимо хранить документы об охране труда. Последние изменения были внесены в указе 20.12.2019 № 236 от Росархива и вступили в силу 18 февраля 2020 года. Поэтому, если вы раньше читали о перечне документов, которые нужно долгое время хранить, но не слышали о новых изменения, эта статья поможет вам со всем разобраться.
Сколько лет нужно хранить документы по ОТ
В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.
Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.
Пример:
Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.
В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.
Утеря документов по охране труда
Утеря документов по охране труда является неприятным событием, имеющим юридические последствия. Если проверяющему не будут представлены протоколы проверки знаний, журналы регистрации инструктажей на рабочем месте, можно сделать однозначный вывод о том, что и мероприятия по обучению не проводились. Следовательно, в отношении компании будут применять статью 5.27.1 КоАП РФ, часть 3, которая подразумевает штраф до ста тридцати тысяч рублей. Но не все так однозначно.
Федеральный закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ в части 1 статьи 3 указывает, что проверяющий должен во время проверки руководствоваться принципом презумпции добросовестности проверяемого.
Это означает, что, если работодатель признает, что документ был утерян, но были проведены мероприятия по его восстановлению, по установлению причины утери и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющий должен принять к учету акт комиссии об утрате локального нормативного акта.
Если потеряли выписку из протокола проверки знаний требований охраны труда для тех, кто обучался в учебном центре, нужно составить письменный запрос на выдачу дубликата, указав дату сдачи экзамена (тестирования). Если речь идет о собственных документах предприятия, их можно восстановить с копий или с цифрового носителя. Для этого нужно составить акт комиссии об утрате локального нормативного акта, установить вину должностных лиц, принять решение о том, что документ подлежит восстановлению с переподписанием работниками, чьи интересы затронуты утерянным документом, или без переподписания.
Любые документы фирмы – кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. – подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются законом.
Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы. Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.
Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.
Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.
ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.
Как изменился состав документов по охране труда?
Сократилось количество статей. В Перечне 2010 их было 46, в Перечне 2020 осталось 24. Так, все статьи, в которых упоминалась переписка, объединены в одну статью «Переписка по вопросам охраны труда». Отдельные статьи исключены из перечня как морально устаревшие.
Документы по СОУТ объединены в одну статью. В Перечне 2020 для документов по СОУТ появилась статья 407, которая объединяет все документы, связанные с документирование процедуры СОУТ, — «Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий охраны труда)».
Скорректированы сроки хранения документов. Сроки хранения документов по личному составу приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017). По отношению к таким документам в Перечне 2020 теперь указан двойной срок хранения 50/75. Это означает, что 50 лет необходимо хранить документы, созданные после 2003 г., 75 — созданные до 2003 г.
Для некоторых документов срок хранения был сокращен.
В Перечне 2020 появился новый вид срока хранения — «до ликвидации организации», который означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Срок хранения «до ликвидации организации» не нужно путать со сроком хранения «постоянно», который означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Обратите внимание: «льгота» для организаций, не являющихся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, касается только срока «постоянно».
Графы журнала для заполнения
- Номер распоряжения
- Номер наряда
- Место и наименование работы
- Производитель работы, наблюдающий (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности)
- Члены бригады (фамилия, инициалы)
- Работник, отдавший распоряжение (фамилия, инициалы, группа по электробезопасности)
- Технические мероприятия по обеспечению безопасности работ с указанием необходимых отключений, мест установки зазамлений и т.п.
- Подписи работников, проводивших и получивших целевые инструктажи
- К работе приступили (дата, время)
- Работа закончена (дата, время)
Сроки хранения журнала работ по распоряжению в электроустановках с 2021 года
Дополняются требования к заполнению Журнала учета работ по нарядам-допускам и распоряжениям, которые были изложены в Приложении 8 к Правилам. Пункты 6.22–6.32 дополнены текстом из Приложения 7 «Указания по заполнению наряда» Правил.
Таблица наряда «Мероприятия по подготовке рабочего места»:
| Наименование электроустановок, в которых нужно провести отклонения и установить заземление | Что должно быть отключено и где заземлено | Что должно быть изолировано (ограждено) |
Главное про изменения по охране труда в 2021 году и порядок действий
3.1. Оперативное обслуживание электроустановок должны выполнять работники субъекта электроэнергетики (потребителя электрической энергии), из числа оперативного и оперативно-ремонтного персонала, а также работники из числа административно-технического персонала в случаях предоставления соответствующих прав оперативного (оперативно-ремонтного) персонала, имеющие V группу по электробезопасности при эксплуатации электроустановок выше 1000 В, IV группу по электробезопасности при эксплуатации электроустановок до 1000 В.
Право оперативного обслуживания предоставляется административно-техническому персоналу на основании ОРД организации (обособленного подразделения).
3.2. В электроустановках напряжением выше 1000 В работники из числа оперативного персонала, единолично обслуживающие электроустановки, и старшие по смене должны иметь группу по электробезопасности не ниже IV, остальные работники в смене – группу не ниже III.
В электроустановках напряжением до 1000 В работники из числа оперативного персонала, единолично обслуживающие электроустановки, должны иметь группу по электробезопасности не ниже III.
3.3. При осмотрах электроустановок, перемещении техники и грузов не допускается приближение людей, гидравлических подъемников, телескопических вышек, экскаваторов, тракторов, автопогрузчиков, бурильно-крановых машин, выдвижных лестниц с механическим приводом (далее – механизмы) и технических устройств цикличного действия для подъема и перемещения груза, гидравлических подъемников, телескопических вышек (далее – подъемные сооружения), а также токопроводящей части стрелы при использовании подъемника (вышки) с изолирующим звеном к находящимся под напряжением неогражденным или неизолированным токоведущим частям на расстояния менее указанных в таблице №1.
Порядок выдачи и оформления наряда-допуска. Состав бригады работающей по наряду.
Право выдачи нарядов предоставляется административно-техническим работникам предприятия и имеющих группу V в электроустановках напряжением выше 1000 В и группу IV в электроустановках напряжением до 1000 В.
Наряд на работу выписывается в 2-ух экземплярях на срок не более 15 календарных дней со дня начала работы.
Наряд может быть продлен один раз на срок не более 15- ти календарных дней со дня продления.
Наряд выписывается на одного руководителя работ с одной бригадой. На одноименные работы, выполняемые без снятия напряжения одной бригадой, может быть выдан один общий наряд для поочередного производства их на нескольких присоединениях.
Наряд выдается новый при:
Расширении рабочего места или изменении числа рабочих мест;
Замене руководителя работ, а также изменении состава бригады более чем на половину.
Учет нарядов, порядок их регистрации устанавливается письменным распоряжением лица, ответственного за электрохозяйство.
Наряды, работы по которым закончены полностью, хранятся в течении 30-ти суток.
Журнал регистрации нарядов должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. Срок его хранения после последней записи-6 месяцев.
Численность бригады и ее состав с учетом квалификации и групп по электробезопасности работников определяется лицом, выдающим наряд исходя из сложности работ, условий выполнения, а также обеспечения возможности полноценного надзора за безопасным выполнением работ всеми членами бригады.
При работе по наряду бригада должна состоять не менее чем из двух работников включая руководителя работ. Изменения в составе бригады оформляется лицом, выдавшим наряд, а в его отсутствие- лицом, имеющим право выдачи наряда для работы на данной электроустановке.
Окончание работ. Закрытие наряда-допуска.
После полного окончания работ рабочее место приводиться в порядок.
Последовательно выполняется:
Вывод бригады с рабочего места;
Снятие временных ограждений и плакатов;
Снятие заземлений;
Установка на место постоянных ограждений и плакатов;
Закрытие на замки дверей, помещений.
Наряд может быть закрыт только после осмотра оборудования и мест работы, проверки отсутствия людей, посторонних предметов и инструментов на рабочих местах.
Закрытие наряда оформляется руководителем работ с записью в наряде и журнале учета работ по нарядам.
2.3.1. Наряд на работу выписывается в двух экземплярах. В обоих экземплярах записи должны быть четкими и ясными. Исправления и перечеркивания написанного текста запрещаются.
При выполнении плановых ремонтных работ оба экземпляра наряда передаются для подготовки рабочего места дежурному (оперативно-ремонтному) персоналу цеха (участка) накануне дня производства работ. В непредвиденных случаях разрешается выдача наряда в день производства работ.
2.3.2. Наряд выдается на одного производителя работ (наблюдающего) с одной бригадой на одно рабочее место. Исключение составляют случаи, упомянутые в п. 2.3.3 настоящих Правил. На руки производителю работ выдается только один экземпляр наряда.
2.3.3. Допускается выдача наряда на несколько рабочих мест одной теплопотребляющей установки или одного трубопровода. В этом случае должны быть соблюдены следующие условия:
все рабочие места должны быть подготовлены дежурным (оперативно-ремонтным) персоналом одновременно и приняты руководителем работ и производителем работ (наблюдающим);
производитель работ и наблюдающий должны допускаться на одно из рабочих мест подготовленного участка;
перевод бригады на другое рабочее место должен осуществлять допускающий или с его разрешения руководитель работ;
перевод должен оформляться в таблице наряда подписями допускающего (или руководителя работ в графе допускающего) и производителя работ с указанием даты, времени, места работы;
если перевод осуществляет руководитель работ, он должен быть оформлен в экземпляре наряда, который находится у производителя работ. О состоявшемся переводе бригады руководитель работ извещает старшего дежурного, который делает запись во втором экземпляре наряда и оперативном журнале.
2.3.4. Расширение рабочего места, изменение числа рабочих мест и условий производства работы, а также замена руководителя работ или производителя работ без выдачи нового наряда запрещается.
2.3.5. Число нарядов, выдаваемых одновременно на одного руководителя работ, в каждом случае определяет выдающий наряд. В случае совмещения в одном лице руководителя и производителя работ выдается один наряд.
2.3.6. При работе по наряду бригада должна состоять не меньше чем из 2 чел., включая производителя работ, который в строках наряда «с членами бригады» не указывается. Допускается включение в состав бригады на каждого основного ее члена по одному практиканту, или ученику, или вновь принятому рабочему, проходящему практическое обучение, без проверки у них знаний правил техники безопасности. Практиканты и ученики должны быть закреплены персонально за квалифицированными рабочими бригады. Ответственность за безопасность практикантов, учеников и вновь принятых рабочих несут производитель работ, а также члены бригады, за которыми они закреплены, о чем должна быть сделана запись в строках наряда «с членами бригады».
2.3.7. При большой численности бригады, когда перечень всех ее членов не указан в строках наряда, разрешается прилагать к наряду список работающих с указанием фамилий, инициалов и разрядов. Этот список членов бригады, подписываемый руководителем работ, является неотъемлемой частью наряда. В этом случае в строке наряда указывается общая численность бригады и делается запись о наличии прилагаемого списка.
2.3.8. При выписке наряда в строках таблиц, не подлежащих заполнению, пишется «Не назначается», «Не предусматривается» и т. д.
2.3.9. В строках «Для обеспечения безопасных условий необходимо» перечисляются мероприятия по подготовке рабочих мест и меры безопасности, в том числе подлежащие выполнению дежурным персоналом других цехов. Указывается наименование, номера отключаемого оборудования, трубопроводов, арматуры.
Если недостаточно места в строках «Для обеспечения безопасных условий необходимо», к наряду может быть приложен отдельный лист с изложением условий производства работ, подписанный выдающим наряд, о чем в строке «Для обеспечения безопасных условий необходимо» делается запись.
При необходимости выдающий наряд указывает в графе наряда «Особые условия» дополнительные меры безопасности, например о недопустимости применения открытого огня, о выполнении всей работы или некоторых операций только под непосредственным надзором руководителя работ, об установке специальных ограждений, о порядке применения грузоподъемных и других механизмов, о строгой последовательности отдельных операций и т. п. При работе с лесов указывается дата их приемки, а для лесов высотой более 4 м – также и номер акта.
Кто ведет и хранит журнал
Вводный журнал не должен находиться в каждом подразделении предприятия. Однако если организация занята активным привлечением подрядчиков со стороны или регулярно набирает людей для прохождения производственной практики, специалисты рекомендуют нанять штатных специалистов для каждого подразделения.
Ответственным за заполнение страниц журнала вводного инструктажа назначается одно лицо. Если на предприятии выделана должность начальника службы охраны труда, он занимается ознакомлением с правилами безопасности вновь прибывших на предприятие. Если предприятие большое, могут назначить другое ответственное лицо.
Не каждая организация может позволить себе нанять 50 работников. Если сотрудников меньшее количество, в штате необязательна должность специалиста по охране труда. По мере надобности проведения инструктажа, ответственного человека назначает начальник. При этом сотрудник должен соответствовать таким требованиям:
- прошел обучение по охране труда с отрывом от производственного процесса;
- обучение длилось не менее 40 часов;
- есть документ, подтверждающий прохождение обучения.
Хранить журнал по закону необходимо в течение 10 лет.
Документы по отдельным вопросам и видам деятельности
1. Промышленная безопасность 2. Радиационная безопасность Организации, которые занимаются проектированием, конструированием, изготовлением, реализацией, испытаниями, монтажом, эксплуатацией, радиационным контролем, техническим обслуживанием (в том числе ремонтом и наладкой), зарядкой, перезарядкой (закрытыми радионуклидными источниками), транспортированием, хранением и утилизацией радионуклидных дефектоскопов Юридические лица, которые осуществляют проектирование, конструирование, изготовление, реализацию, испытания, монтаж, эксплуатацию, техническое обслуживание, радиационный контроль, транспортирование, хранение и утилизацию рентгеновских дефектоскопов и оборудования для рентгеновской дефектоскопии, проектирование, конструирование, изготовление и эксплуатацию средств радиационной защиты для рентгеновской дефектоскопии Противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем Реклама Связь Сельское хозяйство. Садоводство, огородничество и дачное хозяйство СМИ Страхование Журнал учета страховых полисов и иных бланков строгой отчетности; журналы учета договоров страхования, сострахования, журналы учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования, сострахования, журналы учета договоров, принятых в перестрахование, и журналы учета убытков по договорам, принятым в перестрахование (по страхованию иному, чем страхование жизни); журналы учета договоров страхования и страховых выплат (по страхованию жизни); расчеты страховых резервов в соответствии с положением о формировании страховых резервов и документы, содержащие данные, необходимые для расчета страховых резервов Строительство Таможенное дело Техническое регулирование абз. 4 п. 12 Положения об особенностях оценки соответствия оборонной продукции (работ, услуг), поставляемой по государственному оборонному заказу, процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации и захоронения указанной продукции, утв. Постановлением Правительства РФ от 11.10.2022 N 1036 Торговля
Какой срок хранения установлен для журналов по нарядам и распоряжениям
Подписи работников, проведшего и получившего инструктаж К работе присту-пили (дата, время) Работа закон-чена (дата, время) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 При работах по нарядам в журнале оформляется только первичный допуск к работам и указываются номер наряда, место и наименование работы, дата и время начала и полного окончания работы (графы 2,3,9 и 10); при работах по распоряжению должны быть оформлены все графы журнала, за исключением графы 2 (номер наряда). Форма журнала может быть дополнена или видоизменена. Допускается учёт работ по нарядам и распоряжениям вести иным образом, установленным руководителем организации, при сохранении сведений, содержащихся в графах формы журнала.
Потребителя Кто должен осуществлять замену и плановую поверку электрических счетчиков? Собственник приборов учета по согласованию с энергоснабжающей организацией Кто должен осуществлять установку и замену измерительных трансформаторов тока и напряжения? Персонал Потребителя по согласованию с энергоснабжающей организацией В какие сроки необходимо проводить поверку расчетных средств учета электрической энергии? В сроки, указанные государственными стандартами, а также после ремонта указанных средств Какой допустимый класс точности должен быть у расчетных счетчиков активной электроэнергии для непромышленных объектов? 2,0 В каком случае допускается применять нестандартизированные средства измерений? Если эти средства прошли метрологическую аттестацию в установленном порядке Лучшие изречения: Сдача сессии и защита диплома — страшная бессонница, которая потом кажется страшным сном.