Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие нормы нужно использовать при списании ГСМ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».
Правила учета ГСМ: проводки
Бухгалтерский учет купленных горюче-смазочных материалов будет зависеть от того, каким способом их приобретали:
| Операция | ДЕБЕТ | КРЕДИТ |
| Покупка ГСМ по топливным картам и талонам | ||
| Отражение денежных средства, перечисленных за карты/талоны, в качестве выданного аванса | 60, субсчет «авансы выданные» | 51 |
| Принятие к вычету НДС с выданного аванса | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 76 |
| Принятие к учету горюче-смазочных материалов, отпущенных по талом или картам (на основании отчета компании-эмитента талонов или карта, либо корешков талонов от водителей). | 10 | 60 |
| Отражение НДС по ГСМ | 19 | 60 |
| Принятие к вычету НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
| Восстановление НДС, принятого к вычету с перечисленного аванса | 76 | 68, субсчет «расчеты по НДС» |
| Покупка ГСМ за наличные | ||
| Выдача денег под отчет на покупку ГСМ | 71 | 50 |
| Оприходование ГСМ на основании авансового отчета от водителя | 10 | 71 |
| Отражение НДС по приобретенным ГСМ | 19 | 71 |
| Принятие к вычету «входного» НДС по ГСМ | 68, субсчет «расчеты по НДС» | 19 |
Ответы на распространенные вопросы про правила учета ГСМ
Вопрос №1: Как произвести списание бензина по факту его расходования, если невозможно понять, сколько горючего осталось в баке заправленного автомобиля?
Ответ: Как правило, для этих целей фактический расход топлива определяется как количество километров по спидометру, умноженное на принятый в компании норматив.
Вопрос №2: Компания применяет нормативы расхода топлива, установленные Министерством транспорта для целей налогового учета. Можно ли применять аналогичные нормативы в бухгалтерском учете?
Ответ: Да. Одно и то же значение лимита (по нормам Минтранса или самостоятельно разработанным нормам) может быть использовано при расчете израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.
Правила списания ГСМ по путевым листам
Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.
Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.
Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.
Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.
Расчет для грузовиков
Для грузового автотранспорта порядок расчета усложнен. В расчете учитываются и масса груза, и вес прицепов, и прочие характеристики перевозки. Для самосвалов и тягачей нормативные значения считают в особом порядке.
Формула, как рассчитать норму расхода топлива на автомобиль грузовой:
Qн = 0,01 × (Hsan × S + Hw × W) × (1 + 0,01 × D),
где:
- Qн — стандартный расход ГСМ в литрах;
- S — пробег автомобиля или автопоезда, определяют в км;
- Hsan — норма потребления топлива, установленная на пробег автомобиля или автопоезда в снаряженном состоянии без груза.
Последний показатель Hsan вычисляют отдельно. Для этого используйте формулу:
Hsan = Hs + Hg × Gпр, л/100 км,
где:
- Hs — базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля (тягача) в снаряженном состоянии, л/100 км (Hsan = Hs, л/100 км, для одиночного автомобиля, тягача);
- Hg — норма расхода на дополнительную массу прицепа или полуприцепа, л/100 т. км;
- Gпр — собственная масса прицепа или полуприцепа, т;
- Hw — норма расхода топлива на транспортную работу, л/100 т. км;
- W — объем транспортной работы, т. км: W = Gгр × Sгр (где Gгр — масса груза, т, Sгр — пробег с грузом, км);
- D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Когда нормативы понижаются
Оснований для применения понижающих коэффициентов намного меньше. Обозначим общие случаи, когда следует уменьшить нормы Минтранса по расходу топлива. Значения приведем в таблице:
|
Критерий |
Коридор значения коэффициента |
|---|---|
|
Работа на равнинной и слабохолмистой местности, за пределами населенных пунктов |
До 15% |
|
При работе в пригородной зоне |
Не применяют повышающий коэффициент при работе в городских зонах |
Шаг N 3. Отразите стоимость приобретенного и израсходованного топлива в бухучете
Суть вопроса. На основании авансового отчета нужно оприходовать приобретенный водителем бензин, а потом списать часть его на затраты, руководствуясь информацией о расходах топлива из путевого листа.
В бухучете приобретенные ГСМ учтите в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости (п. п. 2 и 5 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). И отразите их по дебету счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо», в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Запись будет следующая:
Дебет 10, субсчет «Топливо», Кредит 71
- оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).
Если при покупке топлива АЗС выдала вам кассовый или товарный чек с выделенной суммой НДС, то учесть налог как самостоятельный расход отдельно от стоимости горюче-смазочных материалов вы сможете только при наличии счета-фактуры. Если такого документа нет, оприходуйте бензин по той цене, которая указана в чеке, с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).
На затраты в бухучете списывайте всю фактическую стоимость топлива независимо от того, является она расходом при расчете «упрощенного» налога или нет. И отражайте ее в составе затрат по обычным видам деятельности (п. 6 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Если же в налоговом учете вы списываете ГСМ по нормам, то можете сверхнормативный расход в бухгалтерском учете показывать на отдельных субсчетах, прописав такой порядок в учетной политике организации для целей бухучета.
Шаг N 6. Спишите затраты на ГСМ в налоговом учете
После того как стоимость ГСМ оплачена и документально подтверждена, нормы списания (при их наличии) подсчитаны, вы можете записать соответствующие суммы в книгу учета как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом датой признания расходов при УСН можно считать дату оплаты топлива (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Пример 2. Налоговый учет расходов на ГСМ
Воспользуемся условиями примера 1. И посмотрим, какие записи в налоговом учете сделает бухгалтер ООО «Виктория», если принято решение списывать затраты на ГСМ в соответствии с нормами, утвержденными локальным актом:
- базовая норма расхода топлива на 1 км — 0,089 л;
- поправочный коэффициент за использование кондиционера от базовой нормы затрат — 1,07;
- нормативный расход ГСМ есть произведение базовой нормы расхода, пробега и поправочного коэффициента.
Нормативный расход топлива составит 33,33 л (0,089 л/км x 350 км x 1,07). Предельная сумма расходов на ГСМ, которую бухгалтер учтет в затратах при «упрощенке», будет равна 1033,23 руб. (33,33 л x 620 руб. : 20 л). В книге учета записи будут следующие (табл. 3).
Правила учета ГСМ обновлены
Распоряжением Министерства транспорта от 06.04.2021 № НА-51-р были обновлены методические рекомендации по нормам расхода топлива и смазочных материалов для отдельных марок автомобилей 2008 и более поздних годов выпуска. Нормами расхода рекомендуется пользоваться не только при расчетах, но также при списании затрат на ГСМ (но это право, а не обязанность предприятий).
Обновления коснулись следующих разделов:
- «Фургоны отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
- «Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года» (для Lada Granta, Lada Priora, Lada Kalina, Lada Vesta и др.);
- «Грузовые бортовые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года»;
- «Автобусы отечественные и стран СНГ с 2008 года».
Были также утверждены максимальные значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в Севастополе и Крыму. Эти показатели необходимы для расчета себестоимости перевозок и иных видов транспортных работ, проведения расчетов с водителями ТС и пользователями, планирования потребности фирм в обеспечении ГСМ.
Правила учета ГСМ, полученного при покупке автомобиля
При покупке авто в баке обычно остается определенное количество бензина. Если объем бензина указан в договоре купли-продажи, ГСМ можно оприходовать, если нет – имеются варианты:
- когда бензина в баке совсем мало, его не учитывают, и бухгалтер отмечает поступление и списание бензина с момента первой заправки;
- если бак почти полностью заполнен, необходимо узнать объем топлива и оформить безвозмездное получение (это будут облагаемые налогом доходы, стоимость ГСМ проводится по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 98, при списании делают проводки по ДЕБЕТУ счета 20 (26, 44) и КРЕДИТУ 10, а также по ДЕБЕТУ 98 КРЕДИТУ 91) либо выявить излишки (они включаются в доходы и проводятся по ДЕБЕТУ 10 КРЕДИТУ 91, в налоговом учете формируются доходы).
Правила учета ГСМ – подтверждение расходов на топливо
Формы путевого листа обязательны к применению только для профессиональных перевозчиков. Непрофильные компании вправе разрабатывать свои бланки и отражать их как приложение с образцом в учетной политике. Следует помнить о таких моментах:
- на каждый автомобиль должен оформляться отдельный путевой лист;
- предельный срок действия листа – 1 месяц;
- в путевом листе отражается точный маршрут поездки и расход топлива.
Если в компании более двух транспортных средств, учитывать расходы на топливо будет проще, если вести внутреннюю отчетность.
Формы отчетности, сроки составления, список ответственных лиц – все утверждается руководством в приказе. Среди полезных отчетных форм:
- Отчет о движении горюче-смазочных материалов, оформляемый материально ответственным за выдачу ГСМ работником на основании актов, требований, товарно-транспортных накладных, карточки учета расхода ГСМ, ведомости учета возврата талонов. В документе указываются сведения о получившем топливо сотруднике, разновидности ГСМ, единицы измерения, цель выдачи, остаток на начало/конец отчетного периода, поступление, выбытие.
- Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов. В документе указывается выданное всем работникам топливо. Водители предъявляют путевой лист или другой документ, итоговое количество ГСМ суммируется в конце ведомости, вместе с наименованием и маркой ГСМ, информацией об автомобиле (регистрационный номер, модель, марка), информацией о водителе (ФИО, день выдачи топлива, табельный номер), сведения о ГСМ, необходимых в период техобслуживания и ремонта ТС (на основании накладных и лимитно-заборных карт).
Как списать расходы на ГСМ
Потребуется первичный документ – путевой лист. Он составляется для каждого автомобиля по правилам Министерства финансов (приказ от 11.09.2020 № 368).
Что указывают в листе:
- Название и номер. Прописывают вид автомобиля, номер присваивается по хронологии.
- Сроки. Организация самостоятельно определяет периоды действия документа. Так, он может быть оформлен на один день или один рейс – тогда прописывают нужную дату. Иногда путевой лист составляют на длящийся период и указывают день его начала и день окончания. В этом случае отметка даты и времени проставляется при каждом выезде. Общий бланк здесь не подойдет, фирме следует разработать свой.
- Сведения о владельце. Вся информация вносится по уставным документам.
- Тип, марка и государственный знак автомобиля. Должны соответствовать свидетельству о регистрации и паспорту ТС.
- Данные одометра на момент выезда и возвращения. Необходимы для подсчета пробега.
Внимание! Если показания одометра отсутствуют, налоговая откажет в расходах по налогу на прибыль.
- Дата и время выезда. Указывают часы и минуты, а при необходимости также промежуточные остановки.
- Информация о техническом контроле. Актуально для компаний и ИП, которые профессионально занимаются перевозками либо используют грузовой транспорт, автобус.
- Данные о водителе и его медосмотре: Ф. И. О., дата и время осмотра. Все водители проходят обязательное предрейсовое освидетельствование. Кроме того, правило распространяется на сотрудников, чья работа связана с постоянными разъездами. При этом послерейсовый осмотр обязателен не для всех, а только для тех, кто перевозит пассажиров или опасные грузы.
- Информация о перевозке. Сюда относят виды сообщения: городское, пригородное, междугородное или международное.
Пример №2: об отсутствии маршрута следования в ПЛ
Аналогичное решение было принято ФАС МО, когда налоговики хотели доказать, что если в ПЛ не содержалась информация о маршруте следования, то документ не подтверждает расходы на покупку ГСМ. Обстоятельства дела были следующими.
При обосновании расходов предприятие предоставило изначальные документы о том, что топливо получено от поставщиков, об объемах заправок авто. Кроме того, были представлены платежные поручения, а также нормы расходов, которые утверждены приказом начальства, ПЛ, в которых содержались все необходимые реквизиты (подтверждающие пробег), сведения о расходе топлива, документы на списание бензина, оформленные должным образом.
Рассмотрев материалы дела, суд пришел к выводу о том, что налоговики не доказали необоснованность расходов. Отсутствие сведений о маршруте следования не служит основанием для отказа в подтверждении расходов.
Таким образом, компании вполне могут включать расходы на бензин в состав налоговых затрат на основании бумаг, которые подтверждают факт покупки бензина, а также разработанной самостоятельно формой ПЛ, даже если в ней отсутствует маршрут следования. Кроме того, ПЛ может быть оформлен на любой период – от 1 дня до 1 месяца.
Если из других документов не следует, что поездка имела непроизводственный характер (к примеру, на основании поручения директора, сделанного в письменном виде), то предприятие может учесть данные расходы при исчислении налога на прибыль, даже если поездки осуществлялись в личных целях.
Списание топлива по норме
Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.
Поэтому, чтобы не было претензий по поводу количества израсходованного топлива, при списании бензина без путевых листов нужно учитывать фактические расходы с установленными нормами и стараться не превышать их. Для тех машин, в отношении которых соответствующие затраты не утверждены, компания должна руководствоваться техническими документами или сведениями, представленными производителем автотранспорта.
В то же время компания вправе установить свои нормы расхода на бензин, учитывая сезонные надбавки. Период и величина начисления надбавок осуществляется на основании соответствующего распоряжения местных властей, а при его отсутствии – личным приказом руководителя. В последнем случае делается ссылка на распоряжение Министерства транспорта, прописываются марки машин и делается расчет ограничений. При этом учитываются транспортные условия, техническое состояние автомобиля, а также степень его загруженности.
Правильный учет «бонусного» топлива
Те, кому доводилось сталкиваться с куплей-продажей транспорта, знают, что нередко довеском к автомобилю идет солярка, оставшаяся в топливном баке. Когда этот «бонус» изначально прописывается в договоре, никаких проблем не возникает. Бухгалтер учитывает его по тем же правилам, что и закупаемое обычным путем.
Однако распространены случаи, когда в подписываемых бумагах о топливе нет ни слова. В подобной ситуации действовать надо, исходя из объема имеющейся солярии. Если он не велик, никаких дополнительных телодвижений не требуется. Учет поступления/списания дизеля начинают вести с первой заправки. Когда топлива много, нужно оформить его как:
- Безвозмездную передачу. В этой ситуации цену ГСМ нужно проводить по дебету счета 10 и кредиту – 98 (доходы будущих периодов). Списание же выполняют по дебетам счета 98 и 20, 26 или 44 (на выбор) и кредитам 91 (прочие доходы и расходы) и 10 (материалы). Налоговый учет дизтоплива выполняют по ст. 250.8 НКРФ.
- Излишки, что удалось выявить во время инвентаризации. В рамках бухгалтерского учета их проводят по дебету 10 и кредиту 91. При налоговом – по ст. 250.20 НК РФ.
Правила списания дизельного топлива
Если хотите, чтобы ваша бухгалтерия была в порядке, знаний о правильном учете горючего недостаточно. Как и прочее имущество фирмы, солярку также нужно корректно списывать. Для этого обратимся к приказу Минфина РФ № 44н от 09.06.2001 г (в редакции от 16.05.2016 г). Согласно главе III, посвященной отпуску материально-производственных запасов, списывать ГСМ надлежит одним из 2 способов:
- По средней себестоимости.
- По себестоимости запасов, которые приобретались первыми по времени1 (метод ФИФО).
Поскольку курсы рубля и нефтепродуктов нестабильны, на практике все чаще применяют первый вариант. Цену поступления горючего складываем со стоимостью остатков, а затем получившееся значение делим на сумму поступления и остатка в натуральном выражении.
Бухгалтерский учет ДТ проводится по счету 10, дебит которого используется для учета прихода ГСМ, а кредит – для списания. С налоговым учетом ситуация несколько сложнее. Чтобы правильно оформить данную операцию, необходимо ответить на следующие вопросы:
- Для каких целей используется транспорт?
Если на нем развозят людей или товары, ГСМ включают в материальные затраты (п. 1.5, ст. 254 НК РФ). Если же машины используются, как служебные, дизельное топливо относят в категорию «прочих расходов» (п. 1.11, ст. 264 НК РФ).
- Требуется ли нормирование расходов на списание солярки?
- Как быть, если нормы расхода для используемого организацией транспорта не утверждены?
Для ответа на этот вопрос обратимся к реквизитам путевого листа. Данный документ содержит информацию о фактическом пробеге транспорта и использовании дизтоплива. Однако в Налоговом кодексе РФ нигде не указано, что для расчета обязаны приниматься исключительно эти нормы. Поэтому расчет вести можно как по данным, полученным практическим путем, так и по теоретическим нормативам.
Позиция Минфина РФ по этому вопросу проста. Если нормативов нет, фирма/ИП может разработать их самостоятельно или посредством привлечения профильных организаций. После того, как техническая документация будет утверждена, расчеты нужно выполнять с ее помощью. Однако учтите, если вы превысили нормы списания дизеля, установленные вами же, и указали это превышение в налоговом учете, налоговая инспекция может отказаться признавать это расходом. А значит, вас ждет доначисление налога на прибыль. Единственная возможность решить вопрос в вашу пользу в этой ситуации – обращение в суд.
Как видите, процессы учета и списания дизельного топлива не так уж и сложны (хотя и требуют предельного внимания). Другое дело, когда закупается некачественная солярка, и у фирмы появляются дополнительные расходы на повторную закупку ДТ, списание неликвида, ремонт поврежденной техники. Чтобы не сталкиваться с подобными казусами, серьезные фирмы приобретают дизельное топливо только у поставщиков, чье качество работы не вызывает сомнений.
Компания «НефтеГазЛогистика» работает на отечественном топливном рынке с 2008 г. Мы сотрудничаем с ведущими НПЗ страны и перед отправкой проверяем каждую партию в собственной лаборатории. Покупая топливо у нас, вы можете рассчитывать не только на качество продукта, но также на:
- Доступные цены, которые всегда ниже средних по рынку.
- Быструю доставку. Как правило, с момента обработки заявки до получения топлива клиентом проходит не более 3 часов.
- Выгодные акции. Для постоянных клиентов мы разработали персональные предложения, а оптовым покупателям предоставляем бесплатную доставку при заказе от 1000 л.
Как регулируются нормативы
Для работы транспортного средства необходимо топливо. Каждая категория авто требует разных объемов ГСМ. Минтранс разработал специальный стандарт — это норма расхода топлива по маркам автомобилей. Норматив позволяет определить, сколько горюче-смазочных материалов требуется конкретной марке транспорта для обеспечения технологического процесса. Стандарты разработаны только в отношении рабочего процесса транспортных средств. Например, применять значения для расчета списания ГСМ при ремонте, настройке или испытании недопустимо. Для технологических целей следует установить дополнительные нормы затрат топлива (НЗТ).
Минтранс ввел нормативы отдельным Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р (ред. от 20.09.2018). Документ устанавливает сразу несколько категорий стандартов по расходу топлива и ГСМ:
- Базовый норматив затрат бензина в литрах на 100 км в снаряженном состоянии.
- Транспортный стандарт в литрах на 100 км в эксплуатации (при проведении транспортной работы), в том числе:
- стандарт затрат для автобуса с учетом снаряженной массы и номинальной загрузки пассажиров;
- норматив потребления для самосвалов с учетом снаряжения и номинальной загрузки ТС.
- Транспортный норматив грузового авто в литрах на 100 тоннокилометров, определенный при проведении транспортных работ.
Нормативы устанавливаются в литрах, например, для бензина или дизельного топлива. Либо стандарты закрепляют в метрах кубических, если, к примеру, транспорт потребляет газ.
Нормирование затрат на ГСМ
НК РФ не предусмотрено нормирование затрат на ГСМ.
При этом согласно последним разъяснениям Минфина России при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097).
Обращаем Ваше внимание на то, что методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», действовавшие с 2008 г. изменены Распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р (вступили в силу 14.07.2015).
Таким образом, стоимость бензина, масел и т.п. можно учитывать в полном объеме или в пределах норм. Выбранный вариант следует закрепить в учетной политике.
Таким образом, возможны следующие варианта учета списания расходов на ГСМ:
Поскольку нормирование не предусмотрено, то можно установить порядок списания расходов на ГСМ по фактическому потреблению, то есть принимать все затраты на основании чеков АЗС, приложенных к путевым листам и авансовым отчетам водителя. Однако обосновать такие затраты практически невозможно, поскольку в чеке указываются только марка топлива и время заправки, без наименования марки, а тем более номера автомобиля.
Это прямой путь к завышению топливных расходов.
В этом случае осуществляется нормирование расхода на ГСМ для каждого конкретного автомобиля и утверждается методика расчета нормативов в учетной политике.
Как правило, норма определяется на основании технической документации производителя. Это достаточно удобный метод, простой в расчетах, и документально обоснованный.
В этом случае используются Нормы и порядок, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (Письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57).