Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать кадровику, если работник сменил фамилию?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Смена фамилии в паспорте по собственному желанию может осуществляться после регистрации брачного союза. При подаче заявления женщина принимает решение: оставить ли свою прежнюю фамилию, взять фамилию супруга или приобрести двойную фамилию.
Делаем запись в трудовой книжке правильно
После подачи заявления и выпуска распоряжения об изменении фамилии сотрудницы во всех документах, можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке.
Порядок действий таков: старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом обязательна ссылка на документы, послужившие основанием для внесения данных корректив (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный на это действие работник кадровой службы заверяет своей подписью и печатью компании (при ее наличии).
Сроки замены паспорта и размер госпошлины
Сроки рассмотрения заявления, конкретно установлены Законом и составляют один месяц. По прошествии этого времени, ЗАГС обязан выдать подателю прошения надлежащий документ.
С недавних пор этому процессу уделяют больше внимания, и получить разрешительный документ, с внесёнными новыми сведениями, можно через пару недель.
Быстрее всего обрабатывают прошения, подающиеся по месту рождения заявляемого. Допускается, по определённым причинам, рассматривать два месяца.
Важно!
Осуществляя мероприятие по смене фамилии, надо оплатить государственную пошлину стоимостью в 1600 рублей.
Оформление смены фамилии
Рассматриваемая кадровая операция подразумевает должное документальное оформление. Кроме этого, процедура должна происходить на законных основаниях. Сотрудник перед этим должен получить подтверждающие документы компетентных органов и предоставить их по месту работы.
Недопустимо начинать процедуру изменения до получения работником паспорта с новой фамилией, а также других подтверждающих документов.
Сама процедура состоит из следующих этапов:
- Приём заявления от работника с предоставлением документов.
- Составление приказа о смене фамилии.
- Внесение изменений в необходимые документы.
Рассматривая подробнее последний этап, следует сделать акцент на необходимости корректной смены фамилии в ряде документов предприятия. Первоочередным будет являться трудовая книжка работника и его личное дело.
Впоследствии следует изменить также и трудовой договор с работником. При этом допускается как заключение дополнительного соглашения, так и составление нового документа, но уже с обновлёнными данными.
Далее следует изменить свидетельство об обязательном пенсионном страховании, расчётные документы и переоформить банковскую карточку работника.
Основание и обоснование
Любой приказ руководителя фирмы должен иметь под собой основание и обоснования. Без этих двух элементов распоряжение не будет иметь юридической силы.
Под первым принято понимать законодательную основу принятия решения, выраженную в ссылке на какой-либо документ, нормативно-правовой акт. В нашем случае необходимо сослаться на письменное заявление сотрудника (ФИО, дата) с приложенными к нему бумагами (копия паспорта, свидетельство из ЗАГС).
В качестве обоснования необходимо прописать действительную причину принятия решения. Здесь оставляем фразу «в связи с вступлением в брак». Аналогичная процедура будет и в случае развода. Изменится только формулировка.
Как происходит процедура
Для смены фамилии необходимо соблюдать общий порядок действий. В первую очередь это оплата госпошлины и посещение ЗАГСа для написания соответствующего заявления. В день обращения в органы Записи актов гражданского состояния при себе нужно иметь паспорт и оригиналы всех необходимых документов, речь о которых шла выше.
Согласно Федеральным законам, заявление может рассматриваться в течение 30 дней с момента его подачи. Если срок затягивается, сотрудники ЗАГСа обязаны проинформировать об этом заявителя.
После изменения персональной информации выдается свидетельство, на основании которого будет оформляться новый паспорт гражданина РФ. Заявление о его замене подается в отделение МВД РФ по месту жительства. К нему необходимо приложить 2 фотографии и документы, на основании которых необходимо проставить отметки в паспорте (свидетельства о регистрации брака или рождении детей, справка, подтверждающая регистрацию по месту жительства, военный билет и т. д.).
Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.
Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.
Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.
Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.
Если сотрудник поменял фамилию
2×2 / Работа / Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество? Работа 09:40 / 28 августа / 2013 Евгения Нифонтова Статья «Оформляем «старого» сотрудника с новой фамилией» из номера «Работай!» №32 от 27 августа 2013
В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать — в материале
Шаг первый. Заявление
Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам.
Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму. Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика.
Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные. В первую очередь человек должен написать заявление на смену фамилии и приложить к этому заявлению копии подтверждающих документов.
Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака. Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство.
А еще — получить в налоговой обновленный ИНН. Все копии данных документов надо отдать в кадровую службу. Шаг второй. Приказ После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю.
Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику. Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы. Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия.
В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба.
Начало положено! Шаг третий. Вносим изменения Программа Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное — вносим изменения. Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением — будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное.
В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе. Трудовая книжка Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую.
На внутренней стороне обложки указываем, что изменения внесены, например, на основании свидетельства о заключении брака, вписываем номер свидетельства, ставим дату, печать и подпись руководителя или кадровика.
Таким же образом оформляем титульник трудовой книжки, если человек изменил имя или отчество. Карточка Т-2 В личное дело сотрудника также вносим изменения. Вкладываем в него копии нового паспорта и свидетельства о регистрации брака.
А также копии нового СНИЛСа и ИНН (эти документы сотрудник должен сам сделать в соответствующих органах). В личном деле зачеркиваем старую фамилию и вписываем новые данные.
Если смена фамилии произошла благодаря замужеству или из-за развода, то в «семейном положении» меняем статус.
Рядом с новой фамилией записываем наименование документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельство о заключении или расторжении брака, паспорт, решение суда и т.д.), дату и ставим свою подпись. Трудовой договор В трудовой договор можно не вносить изменения. Вместо этого оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где изменяем пункты с ФИО и персональными данными сотрудника. Все эти действия в законе не прописаны. Но кадровики, оформляя такое соглашение, избавляются в будущем от непредвиденных недоразумений. Все-таки трудовой договор — это очень серьезный и важный документ.
Нужен приказ при смене фамилии
Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:
- трудовую книжку;
- журнал движения трудовых книжек;
- личную карточку сотрудника (форма Т-2);
- личное дело;
- трудовой договор.
Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.
Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.
Фамилия — составная часть любого документа, где указывается личная информация. Граждане в силу тех или иных обстоятельств могут ее изменять, к примеру, в связи с замужеством, разводом, удочерением, усыновлением и прочее. Однако все эти изменения при наличии соответствующей подтверждающей информации необходимо фиксировать в кадровом учете и корректировать документацию. Руководитель организации может издать приказ об изменении фамилии, например, в связи с вступлением в брак, образец такого приказа можно скачать ниже.
Когда необходим приказ?
После смены фамилии работник обязан обратиться в отдел кадров со следующими документами:
- Заявлением, написанным или напечатанным в произвольной форме, его доступно составить и заранее, а документы донести потом — заявления о смене фамилии ;
- Копию нового удостоверения личности с изменениями;
- Копию подтверждающего документа, например, свидетельство из ЗАГСа.
Чтобы изменения были законными, издается приказ.
Составляет его работник отдела кадров, если данный сотрудник имеется на предприятии, или сам руководитель и заверяется директором.
Далее бумага регистрируется в журнале регистрации приказов.
- Вышинский, А. Я. А. Я. Вышинский. Судебные речи / А.Я. Вышинский. — М.: Государственное издательство юридической литературы, 2021. — 564 c.
- Комаров, Сергей Александрович Теория государства и права. Гриф МО РФ / Комаров Сергей Александрович. — М.: Норма, 2021. — 148 c.
- Введение в специальность «Юриспруденция». — М.: Юнити-Дана, 2013. — 264 c.
- Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.
Заявление пишется в произвольной форме. В нём необходимо указать причину изменения фамилии. В шапке данного заявления, где указываются персональные данные работника пишется прежняя фамилия работника, так как именно с ним составлен трудовой договор.
КЗоТ не предусмотрено создание специального приказа для фиксации распоряжения о внесении корректив в связи с полученным заявлением от работника, но в некоторых случаях работодатель по личной инициативе может создать приказ и уведомить сотрудников о смене фамилии работников. Это может быть сделано для того, чтобы персонал не входил в заблуждение и понимал изменения. Кадровой службе отдается распоряжение внести изменения в кадровые документы – личную карточку, трудовую книжку и иные.
Что касается трудового договора, составленного между работником и работодателем, то законодательством не предусмотрено внесение изменений. В данном случае работодатели поступают по- разному. Они могут внести изменения путём составления дополнительного соглашения, которое является официальным документом к трудовому договору и хранится вместе с ним. При составлении соглашения условия договора с работником не меняют своей сути. Новое дополнительное соглашение должно быть заверено подписями обеих сторон.
Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой
Вопрос: Наша сотрудница вышла замуж. У нее поменялась фамилия и паспортные данные, и необходимо внести изменения не только в трудовую книжку, но и в другие учетные документы. Каков порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой? Заменить свидетельство пенсионного страхования должна наша организация или сама работница?
После приказа вносите изменения во все учетные документы, в том числе личную карточку формы Т-2 и трудовую книжку. Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2021 N 69, установлено, что изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в следующем порядке: одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию и записывают новые данные. Ссылка на соответствующий документ, а также его номер и дату делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы). Смена фамилии подразумевает смену паспортных данных, а следовательно, придется вносить изменения и в трудовой договор. Это делается путем составления дополнительного соглашения, в котором указывают новую фамилию и паспортные данные.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: В какой срок работник обязан оповестить работодателя заявлением о смене фамилии?
Ответ: Заявление о смене фамилии должно быть обосновано (паспортом и его копией, свидетельством о смене фамилии и его копией). При получении нового паспорта, замену которого необходимо произвести в течение 30 дней со дня получения свидетельства о смене фамилии, работник должен также приложить свидетельство и оформить заявление. Законодательство не регулирует сроки подачи заявления на смену фамилии, поэтому с заявлением к работодателю стоит обратиться в день получения нового паспорта, но можно и в любое время. Важно, чтобы это не привело к искажению информации в отчетных документах (например, 2-ндфл также важную роль играет и для работодателя).
Вопрос №2: Можно ли принять такое заявление только на основании свидетельства о смене фамилии, пока паспорт оформляется?
Ответ: Нельзя. На основании паспортных данных (серия и номер) вносятся изменения в документы компании, где эти данные и отражаются.
Вопрос №3: Как внести изменения о смене фамилии в трудовую книжку?
Ответ: «Инструкцией о ведении и хранении трудовых книжек» излагается следующий порядок: на титульном листе аккуратно, одной чертой зачеркивается старая фамилия и сверху вписывается новая. Слева на внутреннем развороте обложки отражается информация по внесенным изменениям: наименование, номер документа и дата его выдачи, ставится подпись лица с расшифровкой, внесшего изменения, дату внесения изменений и печать организации (если есть).
Протокол собрания ООО
Наиболее значимую ценность в общем пакете документов представляет собой протокол общего собрания ООО. Именно в нем отраженно решение и согласие всех участников консилиума
Очень важно правильно составить данный документ:
- здесь указывается полная численность участников совета;
- предоставляются данные о каждом члене собрания (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, процент доли в уставном капитале компании);
- на момент собрания общая квота УК должна составлять 100%. Это отражается в документе;
- полностью прописывается вопрос, поднятый на повестке дня;
- указывается численность проголосовавших «за» и «против» данного решения;
- число воздержавшихся членов совета об изменении, которое планируется внести в учредительные документы компании, тоже нужно указать;
- здесь же следует дать полную информацию о назначении директора и об изменениях его личных данных;
- протокол подписывается всеми участниками, главным членом комиссии и секретарем.