Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление эффективного графика дежурств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовым законодательством предусмотрено нормированное или ненормированное рабочее время для работников. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Что такое график работы
К нормальной продолжительности рабочего времени относится следующее расписание работы:
- 5-дневная неделя с 2 выходными днями;
- 6-дневная с 1 выходным;
- неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя.
В трудовых нормативах указано, какие бывают графики работы сотрудников. Основные виды таковы:
- односменный;
- недельный;
- скользящий;
- сменный;
- вахтовый и др.
Закрепление порядка работы
Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.
Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.
Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.
Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.
Как составить справедливый, эффективный график, который не доведет команды до выгорания
Графики дежурств могут быть незаслуженно раскритикованы, но они не должны быть сложными, лишать людей сна или способствовать их выгоранию. Вот семь стратегий, позволяющих создавать справедливые и эффективные графики.
1. Сначала поговорите с командами.
Перед разработкой плана узнайте, каким образом хотела бы работать ваша команда и примите к сведению их мнение. Если вы знаете, что кто-то из сотрудников — сова, постарайтесь не ставить его в утренние смены. Если вся команда согласна на недельные смены, почему бы не начать с них?
2. Если возможно, составляйте график на основе дневного времени.
Хороший сон улучшает память, навыки решения проблем и производительность, не говоря уже о психическом и физическом здоровье. Если есть возможность избежать ночных дежурств, то преимущества этого подхода очевидны.
3. Развивайте культуру отзывчивости.
Когда команда всегда готова прийти на помощь, это коренным образом меняет как уровень удовлетворенности сотрудников, так и эффективность дежурств. Если сотрудник всю ночь работал над устранением серьезного сбоя, то ему очень поможет наличие другого сотрудника, который сможет выйти и заменить его на дежурстве на следующий день или в оставшуюся часть недельной смены. Сотрудники должны иметь систему поддержки, которая возьмет на себя обязанности по дежурству в случае возникновения личных чрезвычайных ситуаций или значимых жизненных событий.
Поддерживайте в команде культуру заботы друг о друге, и вы обнаружите, что тяжесть дежурств ощущается гораздо легче для всех.
4. Не будите людей при возникновении незначительных проблем.
Вам необходимо, чтобы дежурный получал срочные оповещения по каждой возникшей проблеме, или некоторые проблемы важнее остальных? Проведите совещание с командой и выясните, какие проблемы имеют больший приоритет и должны решаться немедленно, а какие могут подождать с оповещением до утра.
5. Определите, что означают дежурные смены для вашей организации.
У некоторых компаний под дежурством могут пониматься эпизодические оповещения. У других смены могут быть напряженными и предполагать частые подъемы среди ночи.
Прежде чем создавать график дежурств, рассмотрите потребности вашей компании. Недельное дежурство может хорошо подойти для компаний с достаточно редкими оповещениями, однако для команд с большим количеством оповещений такой график окажется утомительным.
6. Регулярный пересмотр.
Не стоит единожды составленный график объявлять окончательным и не подлежащим изменению. Регулярно пересматривайте его. Подходит ли он команде? Помогает ли он предотвращать и быстро решать проблемы? Действительно ли он максимально эффективен как для клиентов, так и для сотрудников? Этот процесс не должен быть статичным.
7. Предоставьте сотрудникам средства для эффективного соблюдения баланса между работой и личной жизнью.
Убедитесь, что у них есть мобильный интернет, чтобы они могли выходить из дома и заниматься личными делами во время дежурства. Поддерживайте перестановку смен или обращения к резервным дежурным сотрудникам, если кому-то необходимо провести час в студии йоги или посетить родительское собрание. Отслеживайте оповещения и повышайте приоритет заданий, которые помогут уменьшить количество этих оповещений. Используйте такие инструменты, как Opsgenie, чтобы создавать обязанности по дежурству, управлять ими и отслеживать их, а также держать всех в курсе событий.
Как мы могли увидеть, составление графика смен имеет множество нюансов, которые обязательно нужно учитывать при его составлении. Это и ознакомление в обязательном порядке работников фирмы, это и расчёт возможной переработки и многие другие моменты, каждый из которых регламентируется трудовым кодексом. Соответственно, лучше потратить чуть больше времени, чем идти на нарушения, которые могут сказаться потом на вашей деятельности в виде штрафов. Тем более, проведя процедуру составления и введения в работу графика несколько раз, вы уже не будете считать, что это какая-то сложная и замысловатая работа. Просто нужно быть капельку внимательным к деталям и расчётам.
Также возможно вас заинтересует следующий материал: «Как правильно заполнять трудовую книжку», «Табель учёта рабочего времени. Формы Т-12, Т-13».
В чем отличия от табеля учета рабочего времени
Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета рабочих часов за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.
К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом служащих. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.
Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре все особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.
Составляем графики работы и учета рабочего времени
График работы — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и (или) смены устанавливается коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка.
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.
В чем отличия от табеля учета рабочего времени
Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета, сколько работники трудились, как правило, за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.
К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом работников. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.
Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. Скачать шаблон Excel графика работы можно чуть ниже.
В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре эти особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.
Тип документа: График
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 33,0 кб
Кроме разных смен на некотором производстве существуют метод дежурства. Преимущественно, дежурство используется на предприятиях, которые занимаются охранной деятельностью. Для структурирования информации о сменах и дежурстве сотрудников составляются специальные графики.
График дежурств сотрудников предприятия обычно составляется на месяц. Данный график должен включать в себя такие сведения: фамилии работников, название месяца. Строка с указанием месяца должна содержать графы, соответствующие количеству дней в месяце. На пересечении строк с указанием месяца и столбцов с фамилией сотрудника ставится пометка о его дежурстве в указанный день.
График сменности два через два при 12-часовом рабочем дне
При составлении такого графика важно следить, чтобы в случае суммированного учета трудового периода не было нарушений, и он в полной мере удовлетворял требованиям графика сменности ст. 103 ТК РФ .
Приведем пример.
При работе 12 часов в день сотрудник за месяц отрабатывает 30 / 2 × 12 = 180 часов. Следовательно, есть переработка в 20 часов. И необходимо обязательное соблюдение количества выходных дней на протяжении недели и месяца. Общее количество рабочих часов в месяц не должно превышать 167. Еще одна особенность графика 2 через 2 при 12-часовой смене — это то, что работник выходит и в официальный выходной, т. е. в дни государственных праздников. При этом его труд оплачивается по правилам
График работ (сменности) является локальным нормативным актом, определяющим трудовой распорядок в конкретной организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК). Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или графиком работ (сменности). При сменной работе режим рабочего времени определяется графиком сменности (ст. 125 ТК). В ст. 123 ТК режим рабочего времени определен как порядок распределения нанимателем норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов. Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни. Законодательно не установлена типовая (примерная) форма графика сменности, но учитывая назначение данного локального акта, следует указывать в нем продолжительность смен, а не только их последовательность.
Расчетная норма рабочего времени применяется при планировании и учете рабочего времени работников со сменным режимом работы и при суммированном учете рабочего времени. При составлении графиков работы (сменности) количество часов работы за учетный период, запланированных графиком работы (сменности), должно быть равно расчетной норме рабочего времени за этот период.
Статья 123. Режим рабочего времени
Режим рабочего времени — порядок распределения нанимателем установленных настоящим Кодексом для работников норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов.
Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.
Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя.
Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).
График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом.
Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее одного месяца до введения его в действие.
Статья 125. Сменная работа и режим рабочего времени при сменной работе
Работа в две и более смены считается сменной работой. Сменная работа вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса (работы) превышает установленную продолжительность ежедневной работы , а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема производства (работ, услуг).
Режим рабочего времени при сменной работе определяется графиком сменности в соответствии со статьей 123 настоящего Кодекса. При этом продолжительность смены не может превышать 12 часов. Иная продолжительность смены для отдельных категорий работников может устанавливаться Правительством Республики Беларусь. Работники чередуются по сменам равномерно. Работа в течение двух смен подряд запрещается.
Минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами (от конца одной до начала следующей) должна быть вместе со временем перерыва для отдыха и питания не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене.
Если продолжительность смены по графику больше восьми часов, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха.
Приложение
к постановлению
Совета Министров
Республики Беларусь
25.01.2008 N 104
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СМЕНЫ СВЫШЕ 12 ЧАСОВ,
НО НЕ БОЛЕЕ 24 ЧАСОВ
1. Рабочие и служащие:
военизированной охраны, военизированных газоспасательных отрядов;
обеспечивающие пожарную безопасность и (или) охрану объектов;
организаций здравоохранения и социального обслуживания, санаторно-курортных организаций, обособленных (структурных) подразделений указанных организаций, с круглосуточным режимом работы, обеспечивающие и осуществляющие непрерывный процесс оказания медицинской помощи, а также круглосуточный уход за больными и (или) гражданами, проживающими в организациях социального обслуживания;
осуществляющие прием и обработку отправлений специальной связи всех категорий секретности и ценности; доставку всех видов отправлений специальной связи, посылок особой важности, совершенно секретных и высокоценных при обслуживании межгосударственных и межобластных маршрутов;
работающие в пунктах таможенного оформления и (или) пунктах пропуска; оперативно-дежурных отделов (служб) таможен;
осуществляющие и обеспечивающие проведение аварийно-ремонтных (восстановительных, спасательных) работ;
работающие на объектах придорожного сервиса с круглосуточным режимом работы;
структурных подразделений, в том числе обособленных, с круглосуточным режимом работы организаций, осуществляющих гидрометеорологическую деятельность и мониторинг окружающей среды.
2. Рабочие, обеспечивающие работу котельных в организациях.
Е. Диркова, аудитор
У многих фирм возникает производственная необходимость организовать круглосуточное дежурство. Постоянное присутствие персонала можно обеспечить собственными силами. Чаще всего дежурные работают по графику «сутки через трое». Рассмотрим особенности учета и оплаты их труда.
Для обслуживания непрерывно действующего поста (центра ответственности) администрация формирует группу работников. Общий фонд рабочего времени (24 часа в сутки на одном рабочем месте) распределяется между работниками этой группы в соответствии с требованиями трудового законодательства, условиями коллективного и трудового договоров.
График сменности необходим
Трудовой договор определяет продолжительность ежедневной работы (смены). Трудовое законодательство не запрещает применение смены продолжительностью 24 часа. Статья 94 Трудового кодекса разъясняет, что на таких условиях не могут привлекаться отдельные категории работников. Например, на суточное дежурство нельзя направить работника моложе 18 лет. К работе в ночное время не допускаются беременные женщины (ст. 96 ТК РФ). Ряд принципиальных требований содержит и статья 103 Трудового кодекса:
- работа дежурных должна строиться в соответствии с графиком сменности;
- график сменности доводят до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. Это значит, что с графиком дежурств на декабрь работник должен быть ознакомлен до наступления ноября;
- работа в течение двух смен подряд запрещается. Если дежурство длится сутки, то привлекать работника на два дежурства подряд недопустимо.
Отсутствие графика сменности или выход работника в две смены подряд квалифицируются инспекциями труда как административные правонарушения. Ответственность за все виды нарушений законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа по статье 5.27 КоАП:
- на должностных лиц – в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц – от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Но если должностное лицо ранее подвергалось административному наказанию по этой статье, то ему грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
Как составить график сменности
Составлять график сменности удобно по форме, предусмотренной для табеля учета рабочего времени. С этой целью в унифицированной форме табеля № Т-13 используют графы 1 – 6. Но их недостаточно – нужно предусмотреть дополнительную графу для подписи каждого работника, удостоверяющей (с указанием даты), что он с этим документом ознакомлен.
При сменной работе режим рабочего времени предусматривает рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику. Эта формулировка закреплена в статье 100 Трудового кодекса. Законодательство не разъясняет, какова продолжительность такой рабочей недели в днях. Поэтому в трудовом договоре работника фиксируется условный усредненный показатель – продолжительность рабочей недели в часах. Но как его определить?
Законодательством не разъяснено и понятие «нормальная продолжительность рабочего времени». Однако по смыслу статьи 91 Трудового кодекса – это время, отведенное для выполнения трудовых обязанностей и согласованное трудовым договором. Данная статья вводит предельную продолжительность нормального рабочего времени на протяжении недели – 40 часов. Поэтому при использовании скользящего графика и работодатель вынужден установить работнику определенную продолжительность рабочей недели также в часах. Этот по своей сути среднегодовой показатель не может превышать 40 часов.
Нормирование рабочего времени осуществляется по решению работодателя с учетом мнения выборного профсоюзного органа либо на основании коллективного договора (ст. 159, 160 ТК РФ). При этом продолжительность отработанного времени за выбранный учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. Поэтому на протяжении учетного периода работодатель ведет суммированный* учет рабочего времени. А установленная продолжительности рабочей недели используется при расчете отпускных (п. 13 постановления Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213).
Пример 1
Работодателю предстоит установить продолжительность рабочей недели дежурного. Недельный фонд рабочего времени – 168 часов (24 часа в день) 7 дней). Если распределять эту нагрузку на пять дежурных, то на каждого из них придется в среднем 33,6 часов (168 / 5). А вот при четырех дежурных на одного работника в среднем придется 42 часа в неделю (168 / 4).
Нормальное число рабочих часов
Понятие нормального числа рабочих часов разъясняет постановление Минтруда от 29 декабря 1992 г. № 65 (далее – Постановление № 65). Норму следует исчислять на основании расчетного графика пятидневной рабочей недели (п. 2 Постановления № 65). Для практического применения содержащегося в нем правила требуется установить продолжительность рабочей недели работника – 40 часов или менее:
Новая, дополненная редакция статьи 104 Трудового кодекса, вступившая в силу с 6 октября 2006 года, по существу не изменила это положение. Ее формулировка не противоречит разъяснениям Минтруда (Постановлению № 65). Нельзя утверждать, что теперь нормальное число рабочих часов совпадает с еженедельной продолжительностью рабочего времени, установленной конкретным работодателем. Оно по-прежнему привязано к стандартной «пятидневке». Этот принцип используют для определения штатной численности персонала, необходимого для обеспечения круглосуточного дежурства.
Составляем штатное расписание
Потребность предприятия в дежурствах должна быть отражена в штатном расписании. В этом первичном документе требуется указать не только наименование должности дежурного (вахтер, охранник и т. д.), но и необходимое количество таких штатных единиц.
Планируя штатную численность дежурных, необходимо помнить о возможности наступления временной нетрудоспособности, о социальных гарантиях. Каждому работнику полагается ежегодный отпуск в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). А, кроме того, дополнительные отпуска могут быть положены отдельным категориям работников или установлены коллективным договором.
Пример 2
Предлагается два варианта расчета штатной численности на одно рабочее место с круглосуточным режимом работы в зависимости от продолжительности рабочей недели. Здесь учтено, что в предпраздничные дни продолжительность рабочего дня нужно сокращать на один час (ст. 95 ТК РФ). А кроме того можно проконтролировать, чтобы количество сверхурочных в течение года не превысило 120 часов (ст. 99 ТК РФ).
По этому алгоритму нетрудно подсчитать, что для штатной численности – 4 человека при максимально допустимой «средней» продолжительности рабочего времени – 40 часов в неделю, сверхурочные работника составят 370 часов за год. Иными словами, сокращение штата повлечет нарушение трудового законодательства.
Как выбрать учетный период
Суммированный учет основан на том, что работодатель вправе увеличить «контрольный», то есть учетный, период, с одной недели вплоть до года (ст. 104 ТК РФ). Учетный период определяется спецификой производства. Существуют отрасли, в которых нагрузка на персонал носит сезонный характер. Например, у дежурных котельной основной пик занятости приходится на отопительный сезон, а у охранников в учебном заведении – с 1 сентября по 30 июня. В таких случаях на время производственного «затишья» планируют отпуска. А учетный период выбирают так, чтобы его продолжительность заведомо превосходила период интенсивной работы. В наших примерах таким учетным периодом будет год. Смысл продолжительного учетного периода в том, чтобы в его пределах минимизировать сверхурочные, сгладить сезонную перегрузку работника. Можно установить этим работникам привычный учетный период – месяц. Ведь графики работы придется составлять сразу на весь учетный период (п. 3 Постановления № 65). А планирование занятости конкретных сотрудников на длительную перспективу – неблагодарное занятие.
Следует обратить внимание еще на одну деталь: по предприятию в целом устанавливается лишь продолжительность учетного периода и дата его введения. А для каждого вновь принятого работника учетный период будет отсчитываться с момента его приема на работу. Соответственно для него придется определять нормальное число рабочих часов в индивидуальном порядке.
Особенности оплаты труда дежурных
Оплата труда на основе месячного оклада для дежурных с суммированным учетом рабочего времени не вполне подходит. Она неоправданно усложняет работу бухгалтерии и не в полной мере учитывает экономические интересы работников. Гораздо практичнее применять тариф за смену, особенно в ситуациях уплотнения графика для замены отсутствующего работника. Тариф относится к смене в целом. Суточная смена не делится на дневную и ночную части. Платить в повышенном размере за труд в ночное время не придется. Кроме того, не возникает проблем с оплатой за не полностью отработанный месяц.
Сверхурочные – в расходы
Выявить сверхурочные часы можно только по окончании учетного периода. Их оплачивают в повышенном размере: за первые два часа – не менее, чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее, чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). Сверхурочные часы фиксируют в лицевом счете работника – по графам 26 и 27 унифицированной формы № Т-54. Длительный учетный период окажется невыгодным работодателю, если накопится большое количество сверхурочных для двойного тарифа. Такое соображение будет аргументом в пользу краткосрочного месячного учетного периода.
Возникает вопрос: возможно ли включить сверхурочные в расходы на оплату труда в целях налогообложения прибыли? Минфин в письме от 2 февраля 2006 г. № 03-03-04/ 4/22 дает на него положительный ответ. Но учесть такие расходы, в том числе за пределами 120 часов, работодатель вправе лишь в том случае, если обязанность сверхурочной работы предусмотрена трудовым договором.
№ строки Показатели Порядок расчета Если 40 часов в неделю Если 36 часов в неделю 1 2 3 1 Установленная еженедельная продолжительность рабочего времени, часов Решение руководства 40 36 2 Годовой фонд рабочего времени по одному посту (центру ответственности), часов 24 часа x 365 дней 8760 8760 3 Норма рабочего времени одного работника за год, часов по производственному календарю 5-дневной недели 1980 1781,6 4 Потребность в работниках, человек стр. 2 / стр.3 4,4 4,9 5 Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника, часов 28 дней / 7 дней x стр.1 160 144 6 Норма рабочего времени работника за год с учетом отпуска, часов стр. 3.– стр. 5 1820 1637,6 7 Потребность в работниках с учетом запланированных отпусков, человек стр. 2 / стр.6 4,8 5,3 8 Штатная численность персонала, единиц округление до целых единиц стр. 7 5 5 9 Годовой ресурс рабочего времени штатного персонала, часов стр. 8 x стр. 6 9100 8188 10 Сверхурочные за год на весь персонал, часов стр. 2 – стр. 9 340 572 11 Сверхурочные за год на одного штатного работника (в среднем), часов стр. 10 / стр.8 нет 114,4
Трудовой Кодекс РФ обязывает работодателя вести строгий учет фактически отработанного времени всеми его работниками. И это неспроста – ведь именно по трудовому графику и производится оплата труда.
График, согласно ТК РФ, определяет ежедневное время прихода и ухода сотрудника с работы, время перерывов, а иногда даже закрепленную за ним рабочую зону. Он представляет собой очень важный документ для любой организации и составляется, как правило, на месяц вперед, хотя формально этот срок нигде не регламентируется. Чаще всего такой график выглядит как таблица, каждой строка которой присваивается конкретному сотруднику.
Другими словами, график работы сотрудников – период их трудовой деятельности и отдыха. Как и любой другой документ вытуренного порядка, он регулируется как федеральными нормативно-правовыми актами, так и локальными документами. Задача работодателя – согласовать график с профсоюзными органами, чтобы не давать подчиненным лишней нагрузки.
Как и кем заполняется
В законе нет четкого определения того, кто должен составлять график работы сотрудников. Эту обязанность может взять на себя руководитель отдела кадров или начальник отдела. Но главное, чтобы он имел доступ ко всей необходимой информации – от продолжительности смен до графика отпусков. Кроме того, важно помнить, что оформить трудовой график, руководствуясь лишь пожеланиями нанимателя и сотрудника, не получится – все обязательно должно быть в рамках закона.
Еще один важный момент – утверждение документа. Сделать это может только руководитель компании, после чего документ направляется на подпись к руководителю юридического отдела.
Что касается специального приказа об утвержденном графике, то никакой информации об этом в ТК РФ мы не найдем. Это значит, что составлять приказ или нет – дело исключительно руководства организации и принципов ведения ее внутренней документации. То есть, отсутствие предписания так или иначе не будет являться нарушением закона.
Лавируйте и переключайтесь
Но делайте это по-умному. Работа в режиме мультизадачности выглядит очень соблазнительно, но в реальности она не повышает продуктивность, а, наоборот, только истощает вас.
Пытаясь быстро переключиться с одного дела на другое, мы только впустую тратим время и силы. После того как вы отвлеклись — например, на новое уведомление, — вам в среднем потребуется This Is Nuts: It Takes Nearly 30 Minutes to Refocus After You Get Distracted 23 минуты, чтобы снова сконцентрироваться на прежнем деле.
Но всё же переключение между задачами можно использовать эффективно, и вот когда это стоит делать.
- Если дело может быть закончено в течение следующих 15 минут. Например, заказчик срочно просит внести правки в проект или ответить на какие-то вопросы. Эта задача терпит хотя бы 20–30 минут? Продолжайте фокусироваться на текущей работе.
- Если задачу можно перевести в фоновый режим. Пока вы загружаете на хостинг видео или ждёте, когда обработаются фотографии, можно проверить почту, запилить сторис в соцсети или ответить на сообщения. В таком случае вы не отвлекаетесь, а просто компенсируете небольшой «простой».
- Если два дела затрагивают разные процессы. Например, одно требует работы ума, другое — рук. Пока идёте за покупками, прибираете дома или делаете любую другую механическую работу, не требующую умственного напряжения, вполне можно послушать полезную аудиокнигу.
Какие бывают графики работы
Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.
В каких случаях оформляется рабочий график
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.
Необходимость ведения графика учета рабочего времени возникает в случаях:
- ненормированного рабочего времени (ст. 101 ТК РФ);
- работы в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
- сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ);
- суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
- разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).
График производства работ в этих случаях составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за весь учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.
Чтобы не тратить время на составление собственной формы графика, рекомендуем специалисту по кадрам скачать пустой бланк — образец графика работы на месяц, подготовленный экспертами (он прикреплен в конце статьи).