Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных выплат: основные правила и допускаемые ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Предоставление отпуска в рабочих днях

В некоторых случаях работникам предоставляется отпуск в рабочих днях:

• работникам, трудовой договор с которыми заключен на срок до 2 месяцев (ст. 291 ТК РФ)
• работникам, которые заняты сезонными работами (ст. 295 ТК РФ)

Данным категориям работников предоставляется 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы. Порядок расчёта отпускных при этом такой же, как и при расчёте отпуска в календарных днях.

Пример. С Орловой Юлией заключен срочный трудовой договор на период с 1 по 30 сентября. За отработанный месяц ей было начислено 33 000 рублей. Так как договор заключен только на 1 месяц, Юлии предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск на 2 рабочих дня (с 1 по 2 октября) с последующим увольнением.

Произведём расчёт отпускных.

1. Определяется количество дней, на основе которых будут исчисляться отпускные. Из общего количества календарных дней в сентябре необходимо вычесть выходные дни в соответствии с календарём 6-дневной рабочей недели: 30 – 4 = 26 дней.
2. Определяется средний дневной заработок: начисленная за сентябрь зарплата делится на полученное в предыдущем пункте количество рабочих дней:

33 000 руб. / 26 дней = 1 269,23 рубля.

1. Определяется сумма отпускных: средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска:

1269,23 руб. * 2 дня = 2538,46 рубля.

Средний дневной заработок

Средний дневной заработок равен отношению начисленной за расчетный период зарплаты к 12 предыдущим календарным месяцам и к среднемесячному числу календарных дней (29,4). При этом учитываются все выплаты, предусмотренные правилами оплаты труда в организации. Конкретный перечень выплат приведен в пункте 2 Положения об особенностях исчисления среднего заработка (утв. Постановлением № 922). Выплаты, не связанные с оплатой труда, например материальную помощь, учитывать не нужно.

Из общей суммы исключают выплаты за время отсутствия работника, когда:

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) штатнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 5 Постановления № 922).

Итак, средний дневной заработок работника для оплаты отпускных определяют по формуле:

Средний дневной заработок

=

Сумма начисленной за расчетный период зарплаты, включая премии, надбавки и вознаграждения 12 мес.

:

29,4

К сожалению, этой простой формулой бухгалтер может ограничиться в расчетах крайне редко. За год работник по меньшей мере болел или был в отпуске, так что не все 12 месяцев бывают отработаны полностью. Поэтому чаще всего определение расчетного периода не такая уж простая задача для бухгалтера.

Право брать ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у человека после полугода работы. При этом он может взять отпуск и раньше, если работодатель не против (ст. 122 ТК РФ). Длительность согласованного с работодателем досрочного отпуска не зависит от отработанного новым сотрудником времени. Вот как смотрит на этот вопрос Федеральная служба по труду и занятости: «Кодекс не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т. е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (независимо от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т. е. установленной продолжительности» (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Так что человек с согласия своего работодателя может отдыхать 28 дней независимо от того, сколько он фактически отработал.

Надо сказать, что отпуск авансом уже не пугает работодателей. Если сотрудник захочет уволиться до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, то работодатель имеет полное право удержать из его зарплаты сумму задолженности за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ).

Другой вопрос: как рассчитать отпускные в этом случае? Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы такая ситуация предусмотрена. Так, если у работника за расчетный период и до него не было фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней, то средний заработок нужно рассчитывать исходя из размера фактически начисленной зарплаты за фактически отработанные дни в месяце, когда человек идет в отпуск (п. 7 Постановления № 922).

Определение среднего дневного заработка в этом случае аналогично расчету среднего заработка в не полностью отработанных месяцах. То есть средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной зарплаты за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления № 922).

Для примера рассчитаем средний заработок сотрудницы, отработавшей в организации меньше месяца, которая по просьбе работодателя отправляется в основной оплачиваемый отпуск.

Пример 2 

Е.П. Хорошева принята на должность с 1 июня 2013 года. Оклад сотрудницы установлен в размере 40 000 руб. В организации принято отдыхать одновременно всем коллективом. По согласованию между работницей и работодателем ей досрочно предоставлен основной оплачиваемый отпуск – с 13 июня по 12 июля 2013 года. 

В расчетном периоде фактически отработано 7 рабочих дней: с 3 по 7, 10 и 11 июня 2013 года. 

В июне 2013 года 19 рабочих дней. Рассчитаем зарплату за фактически отработанные в июне дни: 

40 000 руб. : 19 дн. * 7 дн. = 14 736,84 руб. 

На отработанный период приходится 12 календарных дней (с 1 по 12 июня 2013 года). Найдем количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка: 

29,4 дн. : 30 дн. * 12 дн. = 11,76 дн. 

Средний дневной заработок составит: 

14 736,84 руб. : 11,76 дн. = 1253,13 руб. 

Средний заработок будет равен: 

1253,13 руб. * 30 дн. = 37 593,90 руб.

1. Отпускные — это не зарплата. Они рассчитываются по числу дней отдыха, а зарплата — по количеству отработанных дней.
2. Для расчета отпускных нужно знать расчетный период, средний дневной заработок за этот период и количество фактически отработанных дней.
3. Премии, надбавки, повышение зарплаты учитываются при расчете среднего дневного дохода. А пособия, компенсации, командировочные, больничные — нет.
4. Отработанными считаются только дни, когда человек был на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Отгулы, больничные, дни отпуска и командировок не считаются отработанными днями.
5. Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). А в «дорогие» месяцы, с большим количеством выходных и праздников, взяв отпуск, вы потеряете в деньгах.

Расчет отпускных в 2021 году

Согласно ст. 139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков считается следующим образом:

1. Берем заработки за последние 12 календарных месяцев (складываем все суммы заработной платы и прочих выплат за каждый из этих месяцев).

2. Полученную в п. 1 сумму делим на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Результат – «цена дня», используемая для расчета суммы отпускных выплат.

При этом, если в коллективном договоре установлены иные периоды расчета среднего заработка, бухгалтер должен выполнить расчет исходя из положений ТК РФ и исходя из положений, утвержденных работодателем. Затем нужно сравнить полученные показатели. Применять свой вариант можно лишь в том случае, если он не ухудшил показатель выплат. А общий порядок расчетов необходим для того, чтобы обоснованно подтвердить отсутствие ухудшения положения работников.

Формулы определения среднего заработка:

1. Если предшествующие отпуску 12 месяцев полностью отработаны:

«Цена дня» отпускных = Суммы, учитываемые для расчета среднего заработка за 12 месяцев/12 х 29,3.

1. Если предшествующие отпуску 12 месяцев отработаны не полностью:

Расчетный период при определении выплат за нереализованный отпуск

Периодом расчета при определении увольнительного возмещения за нереализованные отпускные дни является количество дней отдыха, которые причитаются трудящемуся на момент увольнения. Для их нахождения предприятие может воспользоваться одной из методик, предложенных компетентными ведомствами.

1. Первая методика предложена в правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Этот способ заключается в определении расчетного периода (дней отпуска, не отгулянных сотрудником) через следующую формулу:

   РП = (Мо × Ко) / 12,

   где РП — количество дней в расчетном периоде;

   Мо — число месяцев, которое отработал сотрудник после последнего использованного отпуска или зачисления в штат компании;

   Ко — продолжительность отпускного периода в днях, на которые имеет право увольняющийся специалист;

   12 — количество месяцев в году.

   Указанным способом пользуются и суды при необходимости определить причитающиеся трудящемуся на увольнительную дату отпускные дни.

2. Вторая методика является несколько несовершенной, однако имеет место и применяется рядом организаций. Этот способ предложен Рострудом (письма от 31.10.2008 № 5921-ТЗ, 08.06.2007 № 1920-6 и 23.06.2006 № 944-6) и заключается в определении количества отпускных дней, которые нарабатывает трудящийся за каждый месяц работы. Причем месяц, отработанный менее половины, в подсчетах не участвует, а месяц, который отработан более половины, позволяет округлить его до полного. Согласно этой методике, при стандартном 28-дневном отпуске трудящийся ежемесячно зарабатывает 2,33 дня к будущему отпуску (28 дней / 12 месяцев).

Как определить продолжительность расчетного периода для отпускных?

Расчетный период равен количеству отработанных работником дней в организации, но не больше одного года. Сотрудник работает в организации больше года — расчетным периодом будет 12 месяцев до дня начала отпуска. При этом за календарный месяц берется период с 1-го по последнее число месяца включительно. В случае, если отпуск будет начинаться в одном году, а заканчиваться в другом работает то же правило и расчетный период составит 12 месяцев.

Пример: Сотрудник уходит в отпуск с 25 декабря 2017 года по 15 января 2018 года, а принят на работу 1 мая 2017 года. Период 1 мая 2017 года по 30 ноября 2017 года — расчетный.

Руководство предприятия вправе установить и другой расчетный период. Прописано такое решение должно в Положении об оплате труда и подкреплено коллективным договором или другим локальным актом. В Положении об оплате труда фразой «… расчетный период для расчета отпускных — девять месяцев… » См. часть 6 статьи 139 ТК РФ. Главное, чтобы изменения никаким образом не ухудшали положение сотрудников организации. При определении расчетного периода для расчета среднего заработка придерживайтесь следующих правил:

1. Суммируйте полные месяцы в расчетном периоде;
2. Рассчитывайте отдельно месяцы, отработанные частично.

Сотрудник вправе продлить отпуск на количество дней, которые он болел. В таком случае время болезни исключается из расчетного периода. При условии, что сотрудник болел во время расчетного периода алгоритм определения периода для расчета следующий:

1. Определим расчетный период, исходя из времени работы сотрудника в организации.
2. Исключаем из расчетного периода время, которое сотрудник болел.

Что делать, если все время из расчетного периода нужно исключить

Как поступить при расчете суммы отпускных. При условии, что расчетный период состоит из времени, которое необходимо из него исключить. В таком случае при расчете берется период предшествующий расчетному. См.пункт 6 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ 24.12.2007 года № 922 За период берется временной отрезок в 12 месяцев, который был до исключаемых периодов.См. разъяснения, приведенные в письме Министерства труда от 25.11.2015 г. № 14-1/В-972

Пример: Определим расчетный период для начисления отпускных, при следующих условиях:

• Расчетный период составляет временной промежуток, который необходимо исключить.

• Семенова А.О. с 3 апреля 2013 года работает в ООО «Земляника» на должности технического директора. Сотрудница уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск с 12 апреля 2017 года.

• С 20 июля 2015 года по 22 декабря 2015 года Семенова была на больничном по беременности и родам.

• С 23 декабря 2015 года по 11 апреля 2017 года сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет.

• Расчетный период с 1 апреля 2016 года по 31 марта 2017 года исключается.

При расчете отпускных берем за расчетный период время с 1 июля 2014 года по 31 мая 2015 года. Пример: Определим расчетный период для начисления отпускных, при следующих условиях:

1. Сотрудник в расчетном периоде не работал.
2. Иванова Л.М. работает в ООО «КОР» с 28 июня 2017 в должности дизайнера. С 19 августа сотрудница пишет заявление на отпуск в количестве 14 дней.
3. Иванова с 16 июля по 4 августа 2017 года брала неоплачиваемый отпуск, а с 28 июня по 15 июля 2017 года уезжала в командировку.
4. Расчетный период для начисления отпускных с 28 июня по 31 июля 2017 года.

Отпуск в рабочих днях

Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:

• работники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
• работники, принятые для выполнения сезонных работ (ст. 295 ТК РФ).

За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска:

• Пример: срочный трудовой договор заключен с работником сроком на два месяца. Работник может рассчитывать на отпуск продолжительностью 4 рабочих дня. Порядок включения выплат в расчет отпускных аналогичен порядку включения выплат, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Как высчитать средне-дневной размер з/п для расчета отпускных

При расчете отпускных сотрудник бухгалтерии должен знать о том, что в соответствии с внесенной 02.04.2014 поправкой в статью 139 Трудового кодекса РФ, определен коэффициент 29,3, который нужно использовать при расчете отпускных.

Например, если в течение рабочего времени сотрудник не брал отгулов, не находился на больничном листе, не имел прочих пропусков рабочих дней по каким-либо причинам, то средний дневной заработок равен сумме выплат за расчетное время, поделенный на 29,3 умноженный на 12.

В тех ситуациях, когда в течение расчетного периода сотрудник по каким-либо причинам не каждый день приходил на свою работу, его средний дневной заработок будет равен сумме выплат за расчетный период, поделенной на количество дней в рассчитываемом периоде.

Пример расчета среднего заработка

Когда бухгалтер просчитал протяженность расчетного периода, потребуется определить среднедневную зарплату. Конечно же, в неполный расчетный срок эта сумма будет меньше положенной.

Так, например, служащий числится в штате предприятия полгода. Его средняя зарплата составляет 9 000 рублей. К этому показателю потребуется добавить, если есть, районный коэффициент, премии, различные надбавки и прочее. Включаются все типы выплат, которые начисляются вместе с зарплатой и с которых взымаются необходимые отчисления. Допустим, у нас получится 9 423 рубля за 5 месяцев и 9 200 рублей за первый календарный месяц работы. Напомним, расчетный период – полгода. Расчет среднедневного показателя будет осуществляться так:

(9 423 х 5) + 9 200) /6/29,4 = 319, 25 руб.

В формуле 29,4 обозначает среднюю сумму трудодней за месяц. Коэффициент определен государством и не подлежит изменениям.

319, 25 рублей – сумма, которую получит сотрудник за каждый отпускной день.

При увольнении через, к примеру, 10 месяцев, работнику придется вернуть выплаченные ранее средства на отдых, т.к. они были выданы авансом. Подробнее в статье 139 ТК РФ.

Замена денежной компенсацией

заявления о замене части отпуска денежной компенсацией бесплатно в формате word

Часть отпуска, за исключением обязательного периода, может быть компенсирована в денежной форме. Если обязательный отпуск превышает 28 дней, то за дни сверх нормы работник вправе получить компенсацию.

Учтите! Если отпуск был перенесен, или неиспользованные дни отпуска были соединены, то работник вправе рассчитывать на компенсацию за каждый отпуск, который превышает установленный минимум.

Для получения компенсации работник обязан подготовить письменное заявление с указанием количества дней, которые необходимо компенсировать.

Тем не менее, некоторые группы работников не могут заменить отпуск компенсацией.

К ним относятся:

• беременные женщины,
• несовершеннолетние работники,
• работники, занятые на вредном и опасном производстве.

Исключение возможно в случае увольнения сотрудника. В таком случае работодатель обязан компенсировать неиспользованные дни отпуска.

Стоит отметить, что компенсируют лишь дни, установленные сверх обязательного минимума. Работник обязан использовать обязательные дни, если он не планирует увольнение.

Что исключить из расчетного периода

Из расчетного периода исключить следует следующие дни, когда:

• Сотруднику выплачивался средний заработок. Под такими днями понимаю периоды оплачиваемого отпуска, командировки (За исключением периода кормления ребенка);
• Сотрудник находился на больничном или в декретном отпуске;
• Сотрудник брал отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты);
• Сотрудник брал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за инвалидами;
• Сотрудник по независящим ни от работодателя ни от самого работника причинам не работал. Например, дни отключения электричества;
• Сотрудника от работы освободили.

★ Сборник-справочник всех кадровых документов (бланки и документы в формате word) куплено > 1200 книг

Расчёт отпускных дней в 2021 году

Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Отпуск оплачивается, исходя из среднего заработка данного работника за последний календарный год. При этом подразумевается не календарный год, а рабочий, и отсчёт начинается не с 01 января, а с даты заключения трудового договора с конкретным работодателем.

Право воспользоваться ежегодным отпуском возникает у сотрудника через полгода работы у данного работодателя. Если стороны договора достигнут соглашения, то отпуск может быть предоставлен и раньше.

Если работник увольняется, не проработав и полугода, то работодатель обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска. А как высчитать, сколько дней отпуска накопилось у работника? Формула для расчёта отпускных не такая уж и сложная.

Необходимо знать, какие периоды учитываются для стажа, дающего право на отпуск.

Начиная со второго года исполнения своих трудовых обязанностей, отпуск сотрудника предоставляется в соответствии с графиком, который должен быть утверждён на каждом предприятии до 15 декабря текущего года на следующий год. Методикой расчёта отпускных должен владеть каждый сотрудник.

Производится расчёт отпускных по формуле:

ОТП = (ЗарПл / (12 * 29,3))* кол-во дней отпуска, где:

• ОТП – сумма получаемой за отпуск компенсации;
• ЗарПл – это заработная плата данного работника за весь отработанный период; 12 – количество месяцев в году;
• 29,3 – среднее количество дней в месяце. Эта величина устанавливается на уровне Правительства.

Расчёт и выплата отпускных должны быть произведены не позднее 3 календарных дней до начала отдыха сотрудника. Сложнее использовать вышеприведённую формулу, если работник не полностью отработал рабочий год.

Расчетным периодом по общему правилу признаются последние 12 месяцев перед от­пуском.

Среднее число календарных дней в меся­це – 29,3.

Для определения размера отпускных че­ловеку, отработавшему меньше 12 месяцев, расчет усложняется. Если один или не­сколько месяцев расчетного периода отра­ботаны не полностью или из него исключа­лось время в соответствии с пунктом 5 По­становления № 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления сум­мы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму сред­немесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных кален­дарных месяцев, и количества календар­ных дней в неполных календарных меся­цах (п. 10 Постановления № 922).

Разобьем эту сложную формулу на не­сколько простых.

Средний дневной заработок	=	Начисленные выплаты
Количество дней за расчетный период

Чтобы найти количество отработанных за расчетный период дней, нужно сложить дни из полностью отработанных месяцев с осталь­ными фактически отработанными днями.

С чего начинается расчет отпускных

Прежде всего, необходимо определить, какой период будет являться расчетным.

Расчетным периодом являются 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск.

Например, работник планирует уйти в отпуск с 4 июня. Расчетным периодом будет период с 01.06.2017 по 31.05.2018.

Однако если стаж работника у конкретного работодателя составляет менее года, то расчетным периодом признается период со дня приема на работу по последний календарный день месяца, предшествующего месяцу ухода в отпуск. Допустим, работник принят на работу 11.09.2017, а 18.06.2018 он уходит в отпуск. Расчетный период – с 11.09.2017 по 31.05.2018.

Расчет отпускных по-новому -примеры расчета в 2019 году – закон, с учетом последних изменений

Каждый год все сотрудники могут взять продолжительный период отдыха — отпуск. Его продолжительность должна составлять не меньше 28 календарных дней.

Работодатель должен не только предоставить такой отпуск, но и оплатить его. При этом должны быть соблюдены действующие нормы законодательства с учетом новейших изменений.

Новые примеры расчета в 2021 году помогут быстрее разобраться с правильным проведением процедуры выплат.

Фактически законодательство относительно отпусков для большинства сотрудников не изменилось в 2021 году.

Небольшому изменению за последнее время подверглась лишь их продолжительность для госслужащих. Теперь ее базовое значение составляет 30 дней, вместо ранее положенных 35.

За выслугу дополнительные дни также начисляются по-новому:

Для всех остальных категорий граждан ничего не менялось уже очень давно. Базовая продолжительность — 28 дней.

При необходимости и согласовании сторонами он может делиться на части любой продолжительности, но хотя бы одна из них должна быть не короче 14 дней. В ряде случаев сотрудник может рассчитывать на удлиненный отпуск.

Вместе с основным отпуском некоторым категория сотрудников положен и дополнительный. Обычно их просто соединяют.

За работу во вредных или опасных условиях у работника появляется право на дополнительный не меньше 7 дней, за ненормированный график – от 3 дней и т. д.

Дополнительный и основной оплачиваются нанимателем согласно ТК РФ. Расчет по-прежнему должен делаться с учетом норм Трудового Кодекса и Постановления Правительства №922 от г.

При увольнении сотрудника он не теряет своего права на отпуск в текущем году. При согласии начальника он может сначала отгулять неиспользованные дни отдыха и лишь затем уволиться.

Если по каким-то причинам с «отгуливанием» не согласен сам сотрудник или руководитель, то за неиспользованные дни отдыха должна выплачиваться при увольнении компенсация.

Похожие записи:

• Штрафы за незаконную перепланировку нежилого помещения
• РВП (разрешение на временное проживание) – как оформить в Иркутске в 2023 году
• Как уехать жить в Испанию на ПМЖ? 9 легальных способов в 2023 году