Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как исправить недействительную запись в трудовой: образец внесения изменений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.
Ответственность за ошибки в заполнении формуляра
Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:
- для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
- для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
- для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб
Избежать ошибок в оформлении бумаги можно, проявив внимательность к выполняемым обязанностям. Знание правил и основных законодательных актов убережет от штрафов и санкций со стороны государства.
Таким образом, есть разные ситуации, при которых записи признают неправильными. К ним относят следующие:
- если сведения указаны чернилами, которые не соответствуют стандарту или стиль нарушен в общем;
- если обозначены не те персональные сведения, а также дата устройства на работу, увольнения и причина, должность;
- если имеются неполные данные.
Так же следует учитывать и то, что за хранение книжек, ответственность ложится на руководителя. Кадровик будет отвечать в случае, если имеется распоряжение директора, и соответствующее положение имеется в инструкции. Если документ будет утерян, то ответственное лицо понесет такое наказание:
- сотруднику кадрового отдела придется заплатить штраф от тысячи до полутора тысяч рублей;
- работодателя ждет взыскание от тридцати тыс. руб. до пятидесяти тыс. руб., либо приостановка работы всей организации до трех месяцев.
Даже в тот промежуток времени, когда работник берет трудовую книжку из отдела кадров с целью предоставить в ПФР, оставив при этом расписку, ответственность с кадровика не снимается. Поэтому ему рекомендуется лично отнести трудовую в Пенсионный фонд или оформить копию документа, заверенную у нотариуса.
Неверная запись в трудовой: что делать
Дополнительная информация Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа. Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер. Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки. Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.
Если человек обнаружил в своём главном рабочем документе неточные данные в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях», внести в них корректировки можно двумя способами.
Какие сложности могут возникнуть
Составить исковое заявление так, чтобы суд признал исковые требования оспорить формулировку и собрать доказательства для искового производства, не так уж легко. Нужно учесть, что работодатель будет выступать в суде через представительство профессионального юриста, с которым обычному гражданину, не имеющему базовой юридической грамотности, тягаться будет более чем сложно.
Юридическая помощь, в этом случае, станет хорошей поддержкой и подспорьем при рассмотрении дела в суде. Именно адвокат развернуто и грамотно:
- Ответит на возникшие вопросы;
- Поможет подготовить необходимые документы;
- Поможет собрать надлежащие, допустимые и убедительные доказательства в защиту работника;
- Составит по всем правилам исковое заявление;
- Укажет на возможные трудности и прояснит их.
Обратившись к опытному и компетентному юристу, можно оспорить неправильную запись в трудовой книжке, уложившись в нужные сроки и выиграв суд.
Общие формальные требования к внесению корректировок
К таким правилам относятся:
- Данные должны вноситься разборчиво, чётким почерком.
- Основания прописываются полностью, аббревиатуры и сокращения не допускаются.
- Запись допускается делать чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета.
- Запрещено использовать гелевые ручки, так как они не выдерживают воздействия света и воды.
- Не разрешается затирать или замазывать ошибки корректором.
- В трудовой книжке запрещено зачёркивать или заштриховывать ошибочно внесённый текст. И титульный лист здесь не исключение. Да, здесь можно перечёркивать текст, но только не ошибочный, а тот, в который вносят подтверждённые документами коррективы.
- На всех остальных листах, чтобы исправить неверную информацию, нужно сделать комментарий о недействительности определённой записи с указанием её номера и далее записать верные данные. Причём если ошибка обнаружена, к примеру, в записи под номером четыре, а кадровик заполняет уже седьмую запись, в строке так и указывается, что признаётся недействительной запись №4.
- Даты вписываются в документ арабскими цифрами строго в формате «дд.мм.гггг».
Особенности изменения сведений во вкладыше
Вкладыш в трудовой открывается в тех случаях, когда в ней исчерпан ресурс для новых сведений. Выдача вкладыша фиксируется на внутренней стороне титульного листа трудовой: заносится серия и номер нового вкладыша.
Если ошибка допускается и выявляется в начале оформления вкладыша, то он ликвидируется с составлением акта. После этого оформляется новый вкладыш, номер которого также фиксируется на титульном листе ТК.
Порядок исправления некорректной информации во вкладыше аналогичен тому, который установлен для ТК. Исправление подтверждается печатью организации и подписью внесшего исправление должностного лица.
В отдельных случаях допускается сбой в нумерации записей во вкладыше. В результате появляются две записи под одним и тем же номером.
Такие ошибки запрещено исправлять простым зачеркиванием. Чтобы исправить подобного рода ошибки, вносится запись под корректным номером, в которой уточняется некорректность записи за таким-то номером и дублируется текст записи.
Когда выдают дубликат
Инициатором оформления выступает:
- работодатель;
- сотрудник.
Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.
| Причина переоформления | Кто делает |
|---|---|
| Работником потерян или утрачен оригинал | Лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 правил). |
|
Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно |
Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона. Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат. |
| Запись в трудовой книжке признана недействительной | Дубликат по заявлению гражданина оформляется у последнего работодателя. |
| Кража, массовое уничтожение документов у работодателя | Создается специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п. 34 правил). Процедура восстановления сведений о стаже регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50. |
Кто имеет право корректировать?
Запись в трудовой книжке о смене фамилии или запись о категории в трудовой книжке может корректировать довольно ограниченный круг людей. Без специальных полномочий и без повода делать этого нельзя. Если в ТК обнаружены ошибки, исправляют их на прежней или нынешней работе и в суде.
Ни в одном нормативно-правовом документе не приводится список должностей, для которых предусматривается исключительное право вносить, заверять и исправлять записи в ТК. В Правилах лишь уточняется, что ответственных за такую работу в организации назначают специальным приказом.
Если организация маленькая и отдельной кадровой службы в ней нет, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п.
Если работу предоставляет физическое лицо, законодательство не позволяет ему вести и корректировать трудовые книжки.
Наличие записи, которая впоследствии признана недействительной
В соответствии с абз. 4 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется в таком же порядке, как при заполнении новой трудовой книжки, при этом сведения должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата. А сведения о работе вносятся в порядке, установленном для заполнения дубликата трудовой книжки.
Обратите внимание! Работодатель по письменному заявлению лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности (установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью участия в совершении преступления), должен выдать им дубликат трудовой книжки без записи об увольнении, признанной недействительной (п. 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Некоторые работодатели в случае признания записи об увольнении или переводе незаконной просто признают ее недействительной, игнорируя требование работника о выдаче дубликата. Однако такое поведение работодателя может привести к судебным разбирательствам. Например, Е. был уволен из ООО «VIP-Авто» с должности заведующего рекламационным складом отдела закупок запасных частей в связи с утратой доверия материально ответственного лица за совершение виновных действий по п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. В трудовой книжке об этом сделана запись. На основании Определения Советского районного суда г. Самара ООО «VIP-Авто» 23.03.2012 в трудовой книжке Е. сделана запись N 13, в соответствии с которой запись N 12 об увольнении по инициативе работодателя в связи с утратой доверия считается недействительной, он уволен по собственному желанию — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Получив на руки трудовую книжку, Е. неоднократно обращался к бывшему работодателю с просьбой выдать ему дубликат трудовой книжки без внесения записи, признанной недействительной, однако тот ответил отказом, сославшись на то, что запись N 13 сделана в соответствии с Определением суда.
Порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки
Начнем с азов заполнения трудовых книжек и напомним, что записи дат во всех разделах книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение».
Ну а теперь перейдем непосредственно к заполнению. Первым делом нужно оформить титульный лист, на котором кроме указания «Дубликат» должны приводиться следующие сведения о работнике:
- фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
- дата рождения (полностью (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);
- образование (только на основании надлежаще заверенных документов — аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
- профессия, специальность (на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов).
Кроме этого, обязательно нужно проставить дату заполнения дубликата.
Внизу титульного листа правильность внесения сведений работник подтверждает своей подписью. Также расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы).
На основании п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения:
- об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
- о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Если предприятие, где допустили ошибку, реорганизовано, ищите правопреемника и именно ему направляйте все запросы. Может быть и так, что обратиться к предыдущему работодателю невозможно − предприятие ликвидировано.
«Если ошибку в трудовой допустили в компании, которая уже не существует, сотрудник на новом месте должен написать заявление с просьбой внести изменения. К нему должна быть приложена выписка из ЕГРЮЛ ― ее можно получить в налоговой по месту учета прежнего работодателя, а также все имеющиеся документы, которые могут подтвердить ошибочность записи. Если таковых нет, сделайте запрос в Госархив. Согласно Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 личные дела сотрудников ликвидированных организаций хранятся в течение 75 лет. Собранные материалы станут основанием для внесения изменений», ― разъясняет ситуацию руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.
Как видим, исправить даже одну букву может быть очень непросто. Поэтому отнеситесь предельно внимательно к заполнению трудовой. А кроме того, принимая человека на работу, дайте ему проверить его документ. Быть может, это избавит вас и вашего нового сотрудника от множества лишних хлопот.
Исправления в данных о трудовой деятельности
Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.
Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.
Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:
Внесение правильной записи оформляется следующим образом:
В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.