Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кадровое делопроизводство – широкая тема. Она требует знание ряда правил, порядков. Они обязательны для соблюдения кадровыми специалистами. Журнал кадрового персонала есть на каждом предприятии. Это значимый внутренний бланк отчетности. Далее вы узнаете, какие журналы существуют в принципе, кто должен заполнять их и как.

Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика

Регистрация осуществляется в обязательном порядке. Пока журнал не зарегистрирован, он официально не существует. Нужно внести все сведения в основную регформу, присвоить номера с записями всех данных о бумаге. В итоге регистрация придаст юрсилу документу, зафиксирует факт его получения, оформления, создания.

Сроки хранения рассматриваемой документации – так называемые постоянные. В каждой организации всегда в наличии должен быть журнал для регистрации бумаг конкретно по основному типу деятельности. Если его нет, по закону компания не имеет права вести официальную деятельность. Все это очень важные моменты, их не следует игнорировать. В некоторых случаях заполненные журналы передаются в государственные архивы, используются в качестве справочных пособий, источников данных.

Законом порядок осуществления нумерации официальных приказов, других актов никак не регламентируется. Главное, чтобы нумерация шла в правильном порядке в рамках рассматриваемого календарного года. Также обратите внимание, что приказы, прочие акты по основному типу деятельности, распоряжения, документы, касающиеся личного состава компаний, нумеруются отдельно.

Что еще входит в обязанности кадровика – работа с командировочными. Если сотрудники фирмы регулярно совершают рабочие поездки, журнал учета должен быть постоянно под рукой. В нем будут указаны дата отправки, время прохождения командировки, личная информация о трудоустроенном лице. В общем, полный перечень информации, который может быть запрошен в будущем.

• Дистанционный труд и эксперимент об электронном документообороте.
• Минтруд утвердил правило перехода на электронные кадровые документы.
• Перечень кадровых документов, с которыми можно работать в электронном виде.
• Выгоды электронного документооборота.
• Персональные данные работника при ведении кадрового ЭДО.
• Новые правила получения и использования электронной подписи (ЭП).

• Периодические отчеты в пенсионный фонд.
• СЗВ, квотируемые категории.
• Электронные трудовые книжки. Новая форма СЗВ-ТД, которую в 2023 году нужно подавать ежемесячно до 15 числа.
• Какая информация и за какой период будет вноситься в новые отчеты СЗВ-ТД и СЗИ-ТД?
• Информация о работниках, которые были приняты, уволены, переведены и обо всех работающих в организации с указанием всех переводов и должностей.
• Штрафные санкции по новым отчетам и как их избежать.
• Уведомления о приеме и увольнении работников в ПФ РФ: процедура, сроки уведомления, порядок уведомления при большом штате.
• Отчетность в службы занятости.
• Категории отчетности по ведению воинского учета. Новации. Ответственность.
• Нулевая отчетность при отсутствии изменений по работникам.
• Отчетность по «совместителям».
• Бланки новой отчетности в ПФ РФ и особенности заполнения.

• изучат ключевые изменения трудового законодательства 2023-2023 годов;
• получат практические рекомендации, как провести и завершить переход на электронные трудовые книжки;
• рассмотрят новый Федеральный закон по цифровизации кадрового дела, какие кадровые документы затронет эксперимент, и как будет проходить их перевод в электронный формат;
• познакомятся с порядком проведения проверок трудовой инспекции в 2023 году;
• рассмотрят актуальные вопросы увольнения работников;
• разберут спорные ситуации в области трудового права и ведения кадрового учета на практических примерах.

• Вопросы предоставления СЗВ-ТД в случаях перевода, переименования, увольнения работников; работа с совместителями.
• Вопросы перехода на электронный кадровый документооборот в рамках пилотного проекта Минтруда РФ.
• Новый закон об удаленной и дистанционной работе: основные изменения, внесенные в Трудовой кодекс (№ 407-ФЗ от 08.12.2023).
• Изменения в диспансеризации работников.
• Основные изменения в регулировании трудовых отношений с гражданами СНГ и ЕАЭС.
• Новый порядок выплаты выходных пособий при ликвидации организации.
• Изменения в вопросах оформления срочных трудовых договоров.
• Предупреждение правовых рисков работодателя при оформлении и изменении срочного трудового договора.
• Предупреждение нарушений при оформлении поручения работнику дополнительной работы.
• Сложные вопросы оформления совместительства.
• Предупреждение типичных нарушений при оформлении переводов работника.
• Переименование должностей или перевод: нужна ли спецоценка в этой ситуации.
• Внесение изменений по оплате труда в трудовой договор. Практические инструкции к действию по оформлению изменения систем оплаты труда.
• Изменения в порядке ведения общего воинского учета.
• Новые изменения в порядке прохождения медицинских осмотров в 2023 году.
• Изменения при проведении специальной оценки условий труда.
• Порядок организации проверок в 2023 году (Федеральный закон № 294-ФЗ и новые Постановление Правительства РФ № 438 от 03.04.2023, Федеральный закон № 248-ФЗ от 31.07.2023). Полномочия проверяющих — что они могут, а чего не имеют права делать.

• Изменение сроков уведомлений по переходу на ЭТК.
• Отчетность работодателя (СЗВ-ТД, СТД-Р, СТД-ПФР).
• Принятие закона о штрафных санкциях.
• Способы подтверждения трудового стажа работников после внедрения ЭТК.
• Правила выдачи трудовых книжек работникам на руки, если они отказались от их ведения.
• Как правильно сделать запись в трудовой книжке?
• Внесение изменений в ЛНА в связи с переходом на ЭТК.

• обеспечение сохранности документов организации и ее предшественников, находящихся на хранении в архиве;
• исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в государственном (муниципальном) архиве;
• выдачу организации-фондообразователю дел во временное пользование, в т.ч. и для работы в читальном зале архива.

Таким образом, воинский учет обязаны вести все организации, зарегистрированные на территории Российской Федерации. Даже если в организациях нет граждан, подлежащих воинскому учету, он все равно ведется в виде предоставления отчетности о том, что граждан, подлежащих воинскому учету, в организации нет. В этом случае руководителем назначается работник организации, который предоставляет отчетность, а при появлении граждан, подлежащих воинскому учету, то же самое должностное лицо начинает выполнять уже более расширенные функции по ведению воинского учета. В случае предоставления организацией отчета об отсутствии в ней граждан, подлежащих воинскому учету, контролирующие органы проверяют достоверность этой информации и составляют акт проверки.

Описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации по установленной форме (Пример 3.8) и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

Какие отчеты надо сдать до 1 марта 2022?

Какие отчеты сдавать в марте 2022 года

Срок	Что сделать	Госорганы
1 марта	Сдать 6-НДФЛ (включая справки о доходах физлиц) за 2021 год	ИФНС
Сдать СЗВ-СТАЖ вместе с ОДВ-1 за 2021 год	ПФР
Заплатить транспортный налог для юрлиц за 2021 год	ИФНС
Заплатить земельный налог для юрлиц за 2021 год	ИФНС

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Какие журналы по охране труда нужно вести на предприятии?

Документы по охране труда на предприятии – это:

• приказы,
• журналы,
• инструкции,
• карточки
• положения,
• программы,
• протоколы,
• списки и др.

В них отображается организация:

• всех видов обучения по ОТ;
• допуска персонала к выполнению работ;
• контроля состояния оборудования,
• медосмотров;
• паспортизации условий труда;
• работы службы ОТ предприятия;
• снабжения спецодеждой, СИЗ, обеспечения коллективной защитой, моющими веществами;
• сотрудничества с подрядчиками.

Чтобы организовать работу службы ОТ предприятия, нужны:

1. Приказы о:
• создании службы ОТ. Эти обязанности могут исполнять: 1 профильный специалист, коллектив профильных специалистов, обученный сотрудник из числа ИТР или сторонний специалист;
• назначении ответственных лиц;
• утверждении перечня инструкций по ОТ, их вводе в действие;
•формировании комиссии по ОТ.

2. Положения о:
• бирочной системе;
• организации особо опасных работ;
• ступенчатом контроле состояния ОТ;
• работе уполномоченных трудового коллектива;
• разработке инструкций по ОТ;
• системе управления охраной труда.

3. Инструкции по ОТ во время выполнения разных работ и для профессий, которые предусмотрены в штатном расписании;

4. Журналы:
• выдачи инструкций;
• регистрации инструкций, нарядов-допусков, проверок контролирующих органов, вышестоящих организаций;
• учета несчастных случаев (НС): связанных, не связанных с производством, бытовых;
• учета профессиональных заболеваний (ПЗ);

5. Перечень работ, связанных с повышенной опасностью;

6. Планы:
• проверок по подразделениям предприятия;
• работы службы ОТ на отчетный период (месяц, квартал, год);

7. Акты расследования всех НС и ПЗ.

Чтобы организовать обучение по требованиям законодательства, специалисту по ОТ понадобятся:

1) Приказы о:
а) организации обучения и проверки знаний по ОТ;
б) освобождении от первичного и повторных инструктажей лиц, работа которых не связана с обслуживанием механизмов, оборудования, др.;
в) создании комиссии (комиссий) по проверке знаний;

2) Положения об:
• обучении и проверке знаний по ОТ;

3) Программы обучения с контрольными вопросами для:
• ИТР;
• каждой рабочей профессии;
• по видам работ;

4) Протоколы проверок знаний требований охраны труда;

5) Программы инструктажей: вводного и проводимых руководителями работ;

6) Журналы регистрации:
• инструктажей – вводного и проводимых руководителями работ. Обычно они хранятся у лиц, которые их проводят;
• присвоения 1 группы по электробезопасности работникам, которые не относятся к электротехническому персоналу.

Должны быть и активно использоваться стенды, плакаты, знаки безопасности.

В перечень документов по охране труда в организации, регулирующих состояние условий труда работников, входят:

• приказ об организации медосмотров;
• документация по санитарно-бытовому обслуживанию работников;
• журнал по учету защитных средств;
• личные карточки учета выдачи спецодежды;
• отчеты о проведении специальной оценки условий труда;
• паспорта санитарно-технического состояния рабочих мест, участков, цехов и т. д.;
• перечень спецодежды, СИЗ для каждой профессии;
• перечни профессий и лиц, которым бесплатно выдаются молоко, моющие средства;
• перечни профессий, представители которых должны проходить предварительные, периодические, предсменные медосмотры;
• положение об обеспечении работников предприятия спецодеждой, СИЗ, молоком, моющими средствами;
• приказы о внедрении мероприятий, рекомендованных по результатам аттестации и паспортизации рабочих мест.

В пакет документов по охране труда, связанных с эксплуатацией оборудования, входят:

• журналы учета поверок электрифицированного инструмента, такелажа, кранового, сварочного и другого оборудования;
• журналы учета проверок огнетушителей;
• паспорта оборудования, сертификаты соответствия для оборудования иностранного производства;
• протоколы поверок электрифицированного инструмента, такелажных приспособлений, сварочного и другого оборудования.

Перечень Обязательных Журналов В Организации 2021

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

• теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
• уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
• не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
• не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
• подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
• взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
• определены два вида временной дистанционной работы:
• непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
• периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
• режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
• на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
• в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

Кадровая отчетность для Службы занятости населения

Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.

Актуальная таблица кадровых отчетов в 2024 году, предоставляемых в Центр занятости (ежемесячные формы):

Наименование предоставляемой информации	Срок сдачи, периодичность
Обязательная
Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения	За два месяца до начала соответствующих мероприятий
Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан	За три месяца до начала соответствующих мероприятий
Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю	В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы
Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации	Ежемесячно
По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН
Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости	В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина
Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости	В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве

Журналы, которые необходимо иметь кадровику в 2024 году

2. «Кадровик» — издание, которое делится полезной информацией о современных методах и инструментах работы в HR сфере.

3. «HR-Brand» — журнал, посвященный стратегии брендинга в управлении персоналом и повышению привлекательности компании.

4. «HR-практик» — публикует реальные кейсы и практики в сфере управления персоналом, что помогает найти эффективные решения.

5. «HR-технологии» — журнал о новых информационных технологиях, которые упрощают работу HR-специалистов и улучшают процессы внутри компании.

6. «Зарплатный менеджмент» — журнал, который поможет разобраться в вопросах по установлению и корректировке заработной платы сотрудников.

7. «Мотивация и стимулирование персонала» — издание, предоставляющее информацию о методах и инструментах для мотивации и удержания сотрудников.

8. «Деловая психология и HR» — публикует статьи о психологических аспектах работы с персоналом и помогает справиться с конфликтами и стрессом.

9. «Тренинг и развитие персонала» — журнал, обращающий внимание на вопросы профессионального роста сотрудников и повышение их квалификации.

10. «HR-ревизор» — издание, которое показывает, как проводить аудит в HR сфере и выявлять проблемные места в компании.

Секреты успешного построения команды

Одним из секретов успешного построения команды является разнообразие. Разные личности, обладающие разными точками зрения и опытом, смогут дополнить друг друга и привнести в работу новые идеи и подходы. Работа в такой команде будет более креативной и продуктивной.

Доверие — еще один важный фактор успешного построения команды. Лидер должен проявлять доверие к каждому члену команды и давать им возможность проявить себя. Каждый член команды должен чувствовать, что его мнение и вклад в работу ценится и уважается.

Коммуникация — ключевой аспект работы команды. Члены команды должны свободно общаться и делиться информацией. Открытая коммуникация позволит решать возникающие проблемы быстрее и эффективнее, а также даст возможность поддержать и вдохновить друг друга.

Установление ясных целей и выработка плана — еще один секрет успешного построения команды. Все члены команды должны понимать, к чему они стремятся, и какими средствами они собираются достичь поставленных целей. Ясные и конкретные цели помогут команде ориентироваться и сделать ее работу более продуктивной.

Наконец, один из ключевых секретов успешного построения команды — мотивация. Лидер команды должен уметь находить источники мотивации для каждого члена команды. Это может быть как материальная награда, так и признание достижений или возможность принять участие в интересных и важных проектах.

Следуя этим секретам, кадровики смогут построить эффективную и успешную команду, способную достигать высоких результатов и справляться с самыми сложными задачами. Важно помнить, что команда — это не просто группа людей, а единый организм, который работает вместе для достижения общей цели.

Значение эмоционального интеллекта в HR-практике

Знание эмоционального интеллекта позволяет HR-специалистам более глубоко понять сотрудников, изучить их потребности и проблемы. Благодаря этому, HR-отдел может создавать более эффективные программы планирования карьеры, обучения и развития персонала.

Сотрудники с высоким уровнем эмоционального интеллекта также способны эффективно управлять конфликтами, быть более внимательными к потребностям своих коллег, обладать лидерскими свойствами. Это существенно важно для HR-практики, поскольку роль HR-специалиста включает в себя решение конфликтных ситуаций и стремление к формированию позитивной корпоративной культуры.

Наличие сотрудников с высоким эмоциональным интеллектом также сказывается на атмосфере в коллективе, улучшает коммуникацию и сотрудничество между сотрудниками, а также на общей производительности и результативности компании.

Для HR-специалистов важно развивать свой эмоциональный интеллект через обучение и самообразование. Множество исследований свидетельствуют о том, что эмоциональный интеллект может быть развит и усовершенствован с опытом и практикой.

Важно отметить, что в HR-практике эмоциональный интеллект не должен рассматриваться в изоляции, а должен быть интегрирован в общую систему управления персоналом. Комбинация эмоционального интеллекта с другими навыками и компетенциями HR-специалистов позволяет создать более сильную и эффективную HR-функцию в организации.

Правила ведения журналов

В отделе кадров существуют определенные правила и требования по ведению различных журналов. Ниже приведены основные правила, которые должны соблюдаться при ведении документации:

• Точность и своевременность: Все записи в журналах должны быть точными и своевременными. Все документы и события, связанные с кадровым учетом, должны быть зарегистрированы в соответствующих журналах как можно скорее после их возникновения.
• Уникальность записей: Каждая запись в журнале должна быть уникальной. Необходимо избегать дублирования информации или создания нескольких записей об одном и том же событии или документе.
• Четкость и понятность: Записи в журналах должны быть четкими и понятными. Необходимо использовать понятные термины и обозначения, чтобы избежать путаницы или недоразумений при чтении записей.
• Хранение и обновление: Журналы должны храниться в соответствующем месте и быть доступными для проверки и аудита. Они также должны регулярно обновляться с учетом всех новых событий и документов.

В целях поддержания правил ведения журналов, сотрудники отдела кадров должны быть должным образом обучены и адекватно ознакомлены с требованиями, связанными с ведением документации.

Изменения в ФЗ «О персональных данных»

С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в Федеральный закон «О персональных данных». Данные изменения направлены на ужесточение требований к обработке и защите персональных данных.

Одним из ключевых изменений является введение новых правил для организаций, которые осуществляют обработку персональных данных. Теперь, для этого требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме. Отказ от предоставления согласия должен быть документально оформлен и сохранен для дальнейшей проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.

Для обработки особых категорий персональных данных, таких как биометрические данные, данные о здоровье и религиозных убеждениях, иностранных граждан и лиц без гражданства, требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме с указанием категории персональных данных, которые будут обрабатываться.

Также, с 2024 года введены новые требования к охране персональных данных. Организации обязаны обеспечить соблюдение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, передаче и хранении. При этом, введены новые штрафы за нарушение указанных требований, включая штрафы для должностных лиц организации.

Изменения	Дата вступления в силу
Введение новых требований к получению согласия субъекта персональных данных	1 января 2024 года
Необходимость получения согласия субъекта при обработке особых категорий персональных данных	1 января 2024 года
Ужесточение требований к охране конфиденциальности и безопасности персональных данных	1 января 2024 года

Изменения в системе по найму и увольнению

С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.

Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.

Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.

Изменение	Описание
Прозрачность трудовых отношений	Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы.
Увольнение по справедливым причинам	Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении.

Список обязательных кадровых документов

Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.

Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
• штатное расписание;
• графики отпусков;
• положение о персональных данных;
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
• табель учёта рабочего времени;
• различные приказы.

Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2021

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Конструктор документов Кадры Кадровые документы Журналы В кадровом делопроизводстве распространена журнальная форма регистрации документов. Журналы регистрации используются для сохранности и учета документов, а также могут быть востребованы в спорных ситуациях между работодателем и работником, как дополнительное доказательство своевременности издания документа. Виды Кадровыми работниками ведутся, в частности, следующие журналы:

• регистрации заявлений;
• регистрации уведомлений;
• регистрации представлений;
• регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
• учета работников, выбывающих в служебные командировки;
• регистрации несчастных случаев на производстве и т.д.

Оформление Различают журналы по унифицированной и произвольной форме.

При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…» Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду. На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Похожие записи:

• Документы для развода через ЗАГС или суд в 2023 году
• Новые правила въезда в Казахстан для россиян в 2023 году
• Неработающая жена. Обязан ли муж ее содержать?