Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтер «на удаленке»: выгодно ли это бизнесу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Плюсы для бухгалтера: возможность работы с несколькими заказчиками, возможность планировать свое время. Для работодателя плюсы: не требуются траты на организацию рабочего места, можно найти специалистов нужного уровня за определенный уровень оплаты необязательно в своем населенном пункте.
Однако дистанционное ведение бухучета – это более высокие риски: операционные, кадровые, репутационные риски, риски информационной безопасности, утечки конфиденциальной информации. Это также меньшие возможности эффективно контролировать работу привлеченных специалистов, потенциальное нарушение сроков сдачи отчетности в случае расторжения договора.
Поэтому несмотря очевидные выгоды, «бухгалтер на удаленке» — вариант, с которым связаны определенные неудобства. Аутсорсинговая компания — более надежная альтернатива практически за те же деньги. Она может предоставить максимально компетентного в конкретной области сотрудника. Некоторые аутсорсинговые компании оказывают такие дополнительные услуги, как юридические консультации, кадровый учет, оптимизация налогообложения, доступ к справочным системам, проверку контрагентов.
Аутсорсеру можно поручить полный бухучет или часть работ, например, составление отчетов или начисление заработной платы. Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, НДФЛ, ПФР, ФСС, ФОМС, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, акцизы и другие). Аутсорсинговая компания сама позаботится о создании электронной подписи и использует ее при составлении отчетов и их передаче через интернет.
В договоре с аутсорсером, как правило, прописываются объем и график работы, критерии оценки качества услуг, размер и механизм выплаты вознаграждения, положения, касающиеся конфиденциальности информации, коммерческой тайны и ответственности сторон. Необходимо подготовить необходимые документы и соглашения, определить алгоритм дистанционной работы финансового специалиста. Заказчик предоставляет аутсорсеру доступ к первичным документам и бухгалтерской системе. Существует ряд систем для ведения бухучета – 1С, веб-сервис «Мое дело» и пр. Самой распространенной является 1С.
Нужно также определить меру ответственности аутсорсера за собственные ошибки. Если аутсорсер страхует свою деятельность от бухгалтерских ошибок, то можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы.
Кто такой бухгалтер и что он делает
Давайте для начала разберемся, кто же такой бухгалтер. Бухгалтер — это должностное лицо организации, ответственное за финансовый учет и отчетность. Стоит учитывать, что это довольно востребованная профессия. Она нужна повсеместно. В каждой компании есть такой специалист, ведь ни одну фирму нельзя представить без человека, способного ловко работать с цифрами.
Зная языки, нетрудно разглядеть, что слово «бухгалтер» состоит из двух немецких слов «buch» — книга, «halter» — держатель. У вас может возникнуть вопрос: «Как держатель книг связан с работой с финансами?» Дело в том, что раньше все приходы и расходы записывались книгу, которую заводили специально, и за нее отвечал человек-бухгалтер.
Кроме того, это профессия известна нашему миру уже очень давно. Изначально она применялась и была популярна в Древней Индии. Самую первую книгу выпустил итальянским математик Лука Пачоли в 14 веке и получила название «Трактат о счетах и записях». Это событие стало началом ведения бухгалтерского учета, который существует и по сей день.
В России же о данной профессии узнали от Петра I, учредившего её в начале 18 века.
Суть удаленной бухгалтерии
Смысл удаленного ведения бухгалтерии фирмы заключается в том, что бухгалтеру нет необходимости находится непосредственно в самой организации, входить в ее штат. Это может быть и сотрудник аутсорсинговой фирмы или фрилансер (ИП или физическое лицо).
Давайте разберемся в терминологии. Бухгалтер, выполняющий свои обязанности удаленно, но при этом не входящий в штат компании, не является ее сотрудником. Соответственно, ее владелец не может считаться работодателем этого специалиста. Вакансия бухгалтер на удаленном доступе может быть открыта и в рамках штатного состава компании. При этом такой специалист исполняет свои обязанности удаленно и, являясь работником организации, должен выполнять свои трудовые функции в соответствии с законом и договором, отчитываться перед руководителем и подчиняться ему.
О чем пойдет речь в этой статье?
Последние события сильно повлияли на различные сферы нашей жизни: покупки, культура, путешествия, профессии… Но вместе с тем, самоизоляция в 2020 году, а потом и экономический кризис после февраля 2022 года, дали новые возможности для саморазвития и перехода на удаленный формат работы.
Люди различных специальностей увидели перспективу в других нишах и стали работать на себя или совмещать свою основную работу с фрилансом.
В этой статье решили поговорить именно о бухгалтерах, потому что из этой профессии много представителей приходит к нам на обучение в онлайн-школу для поставщиков «Азбука тендеров». Им удается достигать высоких результатов в тендерном сопровождении, потому что:
- привыкли и не боятся работать с большим объемом документации;
- знакомы с электронными сервисами, например, по электронному документообороту;
- имеют навык составления отчетов и аналитических срезов;
- умеют четко выполнять поставленные офисные задачи;
- усидчивы и внимательны к мелочам;
- на «ты» с цифрами.
Эти и другие навыки помогают бухгалтерам под нашим наставничеством стать высокооплачиваемыми тендерными специалистами и открыть для себя новые границы.
Мы ни в коем случае не говорим о том, что бухгалтеру нужно срочно бросать свою профессию и с головой бросаться в освоение новой профессии… Это происходит постепенно, а мы помогаем преодолеть возникающие сложности.
В штате или на аутсорсинге?
Сейчас удалённый режим продолжается во многих компаниях, даже когда ограничения на работу в офисе практически сняты. Во время карантина предприниматели задались вопросом: а зачем вообще нужен бухгалтер в офисе? Это подтолкнуло многих руководителей к мысли о том, чтобы включить в деятельность фирмы аутсорсинг.
В том числе к этому способствовал вопрос эффективности работы на «удалёнке». Бухгалтеры, как и любые другие специалисты, бывают разные. Есть те, кто постоянно повышает квалификацию, выискивает новые схемы, которые можно применить в бизнесе, участвует в коммерческих вопросах и корпоративной жизни компании — за таких бухгалтеров нужно держаться, холить и лелеять. Но такими бывают не все.
В иных случаях предприниматель может спокойно передать бухгалтерию на аутсорсинг. У компаний, которые предоставляют эти услуги, есть разные тарифы, пакеты, цены. Например, ведение учёта на предприятии с упрощённым режимом налогообложения может стоить 20 тысяч тенге — всё зависит от требований.
Сотрудничество с аутсорсинговой фирмой, которая будет вести бухгалтерию компании, значительно облегчает жизнь предпринимателя и даёт возможность концентрироваться на развитии бизнеса.
В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.
Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.
Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.
Не забывайте о своих интересах, потому что работодатели часто не воспринимают работу на дому как полноценную работу. И начинают круглосуточно звонить и навешивать дополнительную работу.
Важно не забывать про режим работы и четко его оговорить. Главное помнить, что бесплатно и круглосуточно работать нельзя.
Надо учитывать, раз вы один в поле воин, то и стратегию, и тактику нужно разрабатывать самому, спросить будет не у кого. Разве что у справочно-правовых систем, а они, в большинстве своем, платные. Конечно, можно искать информацию и просто в Интернете.
Необходимость самообразования будет одной из приоритетных. Можно пройти курсы непосредственно в учебных аудиториях, но есть и вариант дистанционного обучения.
Помним и о самоорганизации. Лучше, если фирмы, которые вы ведете, будут вписаны в таблицу по графам. В ней отражаются дела в пределах месяца. В конце месяца подытоживаем с соответствующей отметкой по каждой из фирм. Если соблюдать график, то можно серьезно облегчить жизнь. Главное все записывать, не надеясь на свою память.
Стоит позаботиться и о внештатных ситуациях. Может возникнуть поломка вашего компьютера или зависание бухгалтерской программы. Если у вас нет резервной копии работы на внешнем диске, или вы не обладаете достаточными знаниями в области администрирования бухгалтерских программ, это серьезно осложнит жизнь.
Нельзя забывать о том, что заработки «вольного бухгалтера» будут довольно неравномерны. Один из работодателей может не заплатить, поэтому нужно будет грамотно планировать бюджет.
Бухгалтер на дому — с чего начать?
Начинать работу дома следует с 2 вещей:
Современная удаленная работа предусматривает широкое использование электронных коммуникаций. Поэтому, прежде чем приступать к обсуждению условий с работодателем, вам следует обеспечить себя:
Вместе с тем не нужно устанавливать слишком большое количество профессиональных бухгалтерских программ до того, как будет заключен договор с работодателем. На практике у работодателя может оказаться своя программа, и удобнее всего будет организовать вам в нее доступ.
Вообще подход работодателя к организации удаленной работы для бухгалтера (например, готовности обеспечить нужными программами) может служить критерием выбора в пользу того или иного места работы. Но сначала место нужно найти.
О юридических и бухгалтерских аспектах дистанционной работы читайте в статье «Что такое удаленная или дистанционная работа по ТК РФ?».
Как понять, сможешь ли работать на фрилансе бухгалтером
Сначала нужно разобраться, подходит ли вам удаленная работа вообще, а потом уже смотреть, справитесь ли вы с нагрузкой на фрилансе.
Вот несколько способов попробовать новый вид деятельности:
- Попросите начальство временно перевести вас на удаленную занятость. Аргументируйте тем, что время на дорогу и пробки вы с радостью потратите бонусом на компанию.
- Если начальство не отпускает, договоритесь (хотя бы на временной основе) поработать дома 2 дня в неделю. На этот период запланируйте самую минимальную активность по основной работе. Лучше посвятите эти дни работе удаленной.
- Попробуйте новый вид деятельности во время больничного. За пару недель вполне реально понять, способны ли вы вставать в домашних условиях рано и работать полноценный рабочий день.
- Займитесь поиском заказов во время отпуска. Да, вы не отдохнете, зато поймете, где выгоднее для вас, чтобы не терять дальше времени.
- Используйте для удаленной работы свой декретный отпуск. Если ребенок и время позволяют, вы сможете получать ничуть не меньше, чем офисные работники.
Выгоды удаленной работы для бухгалтера
«Все течет, все меняется». Когда-то необходимые для выполнения расчетных операций деревянные счеты ушли в далекое прошлое. Им на смену пришли электронные калькуляторы, появились компьютеры и вместе с ними возможность переноса финансового учета с бумажных носителей на автоматизированные компьютерные программы.
И вот он, момент истины: для многих организаций, в особенности для небольших ИП стало выгодно привлекать к сотрудничеству удаленных работников или фрилансеров. Почему, спросите вы? Потому что:
- На зарплате онлайн-работника, в отличие от наемного, предприниматель может сэкономить.
- Удаленному сотруднику не нужно оплачивать больничный лист.
- Нет необходимости предоставлять ему ежегодный оплачиваемый отпуск.
- Оборудовать для него специальное рабочее место.
- Обеспечивать необходимой канцелярией.
- Выплачивать за него подоходный налог, если не было заключено трудовое соглашение.
Какую выгоду может извлечь специалист по цифрам из возможности трудиться удаленно? Немало:
- Свободный гибкий график.
- Можно одновременно сотрудничать с двумя и больше работодателями и вдвое-трое приумножить свой доход.
- Твой рабочий кабинет дома/в отеле, сиди хоть в уютных теплых тапках с заячьими ушами.
- Не надо думать о дресс-коде (экономия на одежде).
- Остается больше времени на дом, семью, детей.
- Работа в удаленном доступе – хорошая подработка для мам в декретном отпуске.
- «Прелести» офисной работы (стрессы, «подсиживания», «ковер» и др.) обходят вас стороной.
- Появляется возможность реализации мечты (путешествовать в любое время года, например).
Сплошные выгоды и удобства, не правда ли? Да и для многих асоциальных людей такой формат сотрудничества – возможность поддержания деловых отношений на должном уровне, что тоже немаловажно.
Что лучше: удаленный бухгалтер или аутсорсинговая компания
Вести удаленную бухгалтерию может как физическое лицо, так и аутсорсинговая компания. В первом варианте, вроде бы, меньше хлопот для заказчика, но зато второй вариант будет менее рискованным и более надежным, хотя платить специалистам придется примерно одинаково в обоих случаях.
Сравнительные параметры ведения удаленной бухгалтерии частным специалистом и аутсорсинговой компанией приведены в таблице ниже.
|
Удаленный бухгалтер |
Аутсорсинговая компания |
|
Удаленный бухгалтер работает вне пределов офиса заказчика, поэтому при необходимости срочно оформить какие-либо бумаги (счет, акт, платежку и т. п.) руководителю придется делать это самостоятельно. |
Штат аутсорсинговой компании большой, поэтому временно отсутствующего специалиста всегда есть кем заменить. Обратиться к бухгалтеру можно в любое время. |
|
Часто ведение бухгалтерии ИП удаленно осуществляется без договора. Особенно эта практика распространена среди новых и сезонных компаний. Следовательно, заказчик не имеет возможности официально предъявить претензии бухгалтеру при выявлении недочетов в его работе. |
Аутсорсинговая фирма работает по договору. Кроме того, финансовые риски страхуются. То есть в случае предъявления претензий, взысканий и штрафов урегулирование и выплаты ложатся на аутсорсера. |
|
Штатный бухгалтер обычно в фирме ведет управленческий учет и делопроизводство. Руководитель с ним обсуждает налоговую политику, советуется по выбору системы налогообложения и т. д. Вряд ли все эти вопросы получится возложить на приходящего бухгалтера — помимо сомнения в лояльности, могут возникнуть еще и вопросы к его компетентности. |
Штат аутсорсинговой компании укомплектован как универсальными специалистами, так и профессионалами в конкретных областях. То есть такая фирма всегда в состоянии предоставить максимально компетентного сотрудника. |
|
Частный бухгалтер может вести параллельно несколько компаний, при этом у него нет ни желания, ни возможности досконально разбираться в специфике бизнеса каждой. Кроме того, он не станет проявлять инициативу в вопросах оптимизации учета (обычно эта функция возложена на главного бухгалтера). Невозможность сконцентрироваться на задачах конкретной компаний является значительным минусом приходящего бухгалтера, для бизнеса это тоже плохо, потому что фактически отсутствует ключевой заинтересованный специалист. |
Вся деятельность специалистов строго регламентирована, каждый из них четко знает свою зону ответственности. Некоторые аутсорсинговые компании предоставляют услуги в смежных направлениях. Например, это могут быть юридические консультации и сопровождение сделок, кадровый учет, оптимизация налогообложения. |
|
Если приходящий бухгалтер где-то серьезно ошибся и понял это, то он может просто оставить работу и не явиться больше к заказчику. В этом случае возникнут огромные проблемы по восстановлению документов и учета. |
Для аутсорсинговый компании очень важна собственная репутация, поэтому деятельность ведется максимально ответственно. |
Сервис удаленной бухгалтерии сопряжен для заказчика с определенными рисками – операционным, кадровым, репутационным и риском информационной безопасности. Любой предприниматель заинтересован в повышении защищенности своего бизнеса, поэтому следует взвешенно выбирать субъект, которому можно поручить удаленную бухгалтерию. Определенно, наиболее выигрышным в этом плане вариантом представляется заключение договора с аутсорсером, при этом сводятся к минимуму финансовые риски и организационные неудобства.
Как действует удаленная бухгалтерия
Существует три варианта:
- На постоянной основе: абонентское обслуживание;
- Периодами: подготовка и подача отчетов;
- Консультирование по отдельным вопросам.
Во всех этих вариантах отношения между клиентом и аутсорсинг-компанией выстраиваются по единому сценарию: бухгалтерская фирма делегирует сотрудника для предоставления таких услуг, как 1С: Бухгалтерия. Он приходит к заказчику один или два раза в неделю или же клиенты сами отдают документацию по мере необходимости. Бухгалтер сверяет первичную информацию, рассчитывает налоговые платежи, пишет отчеты и пр. Фирма выдает доверенность этому специалисту, если появляется надобность подписания финансовых документов, а также делегирует ему в помощь собственного штатного служащего, ответственного за сбор, обработку и предоставление исходных данных.
Такого рода услуги особенно эффективны на следующих этапах:
- Отчеты об авансах;
- Работа с банком (выписки и квитанции);
- Учет основных фондов;
- Расчеты с клиентами;
- Реализация.
Чтобы расстояние между главбухом и его подчиненными не влияло на деятельность фирмы, необходимо выстроить грамотную схему предстоящего сотрудничества.
После обсуждения экономической стороны вопроса, технических ресурсов и принятия окончательного решения о найме специалиста, самое время приступить к рассмотрению кандидатур, претендующих на должность.
Главные критерии подбора сотрудника:
- Отличная ориентация в действующем законодательстве;
- Ответственность;
- Самостоятельность;
- Верная расстановка приоритетов.
После соблюдения всех формальностей, необходимо ввести нового работника в курс дела. Ему следует узнать особенности деятельности компании, понять круг обязанностей, ответственность за их неудовлетворительное исполнение. Ему вручают график документооборота, согласованный с его собственным расписанием.
Доставка исходной информации может осуществляться курьером, по почте или в электронном виде. В будущем план документооборота можно изменять.
Посмотрим схему на примере участка «банк». В настоящее время самый популярный метод взаимодействия с таким учреждением – система «Клиент-Банк», благодаря которой можно оплачивать любые услуги онлайн, не выходя из дома или офиса. Чтобы произвести оплату, финансово-кредитной организации нужны только счета, а их бухгалтер может получить в электронном виде. То же самое и с заработной платой – для выплаты необходима одна лишь ведомость. Таким образом, сотрудник, занимающийся с банковским предприятием, может выполнять все через Интернет.
Возникновение проблем с поставкой предварительно оплаченных заказов
В связи с распространением коронавирусной инфекции часто возникают ситуации, когда клиент оплачивает заказ или товары, но продавец не может их отправить из-за сложностей с пограничными или таможенными службами, транспортными перевозками, вводом ограничений на перемещение. В этом случае сдвигаются сроки поставки, поскольку у продавца нет физической возможности отправить оплаченный заказ.
Специалисты рекомендуют продавцам заранее продумать, как они будут действовать в форс-мажорных обстоятельствах, чтобы со стороны покупателя не последовало штрафных санкций. Дополнительно нужно уведомить контрагентов о том, что в связи со сложной эпидемиологической ситуацией доставка заказов будет отложена, но в любом случае в дальнейшем оплаченные заказы будут доставлены покупателям.