Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы при увольнении выдавать в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если работник посчитает, что был уволен незаконно, а в некоторых случаях и просто для того, чтобы доставить неприятности бывшему работодателю, он вправе обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.
Как стало в 2023 году
С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
|
Сведения |
Документы уволенному в 2022 |
Документы уволенному в 2023 |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Трудовая книжка или СТД-Р | Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1 |
| Информация о доходах в месяце увольнения | Расчетный листок | Расчетный листок |
| Информация для расчета БЛ | Справка 182Н | |
| Информация о доходах и СЗВ-М | Выписка из СЗВ-М | Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка) |
| Информация о взносах | Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами | РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения) |
| Информация о стаже | Выписка из СЗВ-стаж | ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения) |
В какой срок должны выдать справки при увольнении?
Трудовое законодательство обязывает работодателя выдать документы в следующие сроки:
- справка о заработной плате, трудовая книжка– в день увольнения;
- формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчет по страховым взносам — в день увольнения;
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК, п.п. 2-2.3, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ.
При отсутствии возможности выдать документы в последний рабочий день, работодатель должен направить работнику уведомление о том, что он обязан их получить либо согласиться на отправку почтовым отправлением. Уведомление направляется по адресу по месту жительства сотрудника.
- остальные справки и копии документов – в течение трех дней от даты подачи заявления с просьбой об их выдаче (ч. 1 ст. 62 ТК).
Рекомендуется фиксировать дату поступления заявления в любом регистрационном регистре (например, журнале входящей корреспонденции), чтобы не допустить проблем, связанных с нарушением сроков.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:
- номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
- графу «порядковый номер документа»;
- графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
- графу «дата документа»;
- графу «заголовок документа»;
- графу «дата включения документа в личное дело»;
- графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Сколько хранить и где
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.
Правильное документальное оформление увольнения
В случае ликвидации организации, в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, руководитель предприятия имеет полное право без исключения уволить абсолютно всех работников, к которым в том числе относятся: беременные женщины, сотрудники, которые находятся в отпуске или на больничном, сотрудницы, имеющие детей в возрасте до 3 лет и т.п.
Процедуру для увольняемых работников, как правило, начинают с того, что им, обязательно в письменном виде, под расписку, вручают уведомление, которым информируют об предстоящем их увольнении. Согласно ч. 2 ст. 180 ТК РФ, такое уведомление должно быть оформлено не менее чем за 2 месяца до момента увольнения.
Данное требование справедливо в равной степени, как к сотрудникам, работающим на предприятии на основной работе, так и к сотрудникам, которые трудятся на данном предприятии по совмещению. Ниже, мы приведем образец такого уведомления.
Особенности увольнения директора
Руководитель по своей сути хоть и является наемным работником, но обладает большими полномочиями. Поэтому при его увольнении по своему желанию существует специальная процедура, которую необходимо соблюдать обязательно.
При увольнении директора существуют следующие особенности:
- По закону, руководитель заключает трудовое соглашение с собственниками организации. Если директор принимает решение уволиться, он должен созвать внеочередное собрание участников фирмы, на котором уведомить их о своем увольнении.
- Срок уведомления собственников о предстоящем увольнении составляет 1 месяц. Закон считает, что этого времени достаточно для того, чтобы найти преемника и передать все дела.
- Если происходит расторжение трудового соглашения с руководителем, необходимо уведомить об этом событии всех партнеров, контролирующие органы, отозвать выпущенные на старого директора ЭЦП и т. д.
- В компании не должно быть периода безвластия. Как только старый директор увольняется, тут же должен быть принят новый.
Увольнение сотрудника поэтапно
Любое действие юридического лица, или ИП должно быть документально обосновано. Оформить приказ об увольнении и последующие документы без заявления работника считается неправомерным и влечет за собой штрафы и восстановление работника на его должность. Поэтому, первым, что необходимо сделать – получить заполненное и подписанное заявление на увольнение не позднее, чем за 2 недели до дня увольнения. Оно может быть заполнено и в печатной форме, но обязательно подписано работником.
На основании заявления работника готовится Приказ об увольнении (Унифицированная форма № Т-8). В приказе должны быть четко прописаны все необходимые графы и проставлены подписи работника и Директора.
Именно на основании приказа будет оформляться расчет работника, заполнена его личная карточка и трудовая книжка.
Сократили на работе. Какие у вас есть права?
ВАЖНО: сокращение и обычное увольнение — разные вещи. При сокращении у вас больше прав. Законное сокращение проходит в соответствии с ТК РФ.
Сократить могут любого?
1. Сократить можно только официально устроенного в штат сотрудника.
2. Нельзя сократить: работника на больничном, работника в отпуске, многодетную мать, у которой есть дети до трех лет, мать-одиночку, у которой есть ребенок до 14 лет или ребенок-инвалид до 18 лет, женщину в декрете или беременную.
Вас должны предупредить об увольнении за два месяца.
А есть какие‑то варианты остаться на работе?
По ТК РФ сокращение допускается, только если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу. Должность может быть ниже, как и зарплата. Работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него.
Что делать, если инвентаризация затягивается
Не всегда у работодателя есть возможность закончить инвентаризацию до увольнения сотрудника: не хватает периода двухнедельной отработки либо работник уходит раньше, что возможно, если он увольняется в связи с выходом на пенсию.
Если момент увольнения наступил раньше окончания инвентаризации, компания не вправе силой удерживать гражданина на должности. В такой ситуации есть два варианта действий:
- уволить сотрудника до окончания инвентаризация, а в случае последующего выявления недостачи взыскивать ее через суд;
- договориться с увольняющимся об увольнении по соглашению сторон и определить в соглашении дату, которая наступит после окончания инвентаризации.
Как правильно взыскать недостачу
Трудовой кодекс допускает три вариант погашения недостачи:
- Добровольная. По соглашению компании и гражданина допускается выплата погашения несколькими платежами, гражданин вправе по соглашению предоставить эквивалентное по стоимости имущество.
- По распоряжению работодателя, что допустимо при соблюдении следующих условий:
- сумма недостачи не превышает среднего заработка сотрудника;
- распоряжение издано в течение месяца с момента выявления недостачи;
- гражданин все еще остается сотрудником организации.
- В судебном порядке, если условия для внесудебного взыскания не соблюдаются. Такой порядок часто наиболее вероятен: поскольку гражданин покидает компанию, взыскание по распоряжению становится невозможным.
Унифицированная или свободная форма
Подавляющее большинство работодателей при составлении приказа об увольнении своего, уже почти бывшего работника, используют унифицированную форму Т-8.
Она не является обязательной, а носит лишь рекомендательный характер. Активное ее использование обусловлено тем, что она содержит все необходимые реквизиты для данного типа документов.
Форма Т-8, используемая для прекращения трудового договора с одним сотрудником, как и формам Т-8а, были приняты в 2004 году Постановлением Федеральной службы государственной статистики. Приказ в обязательном порядке нужно было создавать, используя их.
После принятия федерального закона о бухгалтерском учете № 402 в 2013 году, необходимость в использовании именно этих форм отпала, у работодателей появилась возможность составлять приказы по разработанному организацией образцу. Помимо приказа об увольнении в локальных нормативных актах разрешилось утверждать вообще все бумаги, несущие роль учетной документации.
У работодателя, конечно, нет полной свободы воли в отношении составления такого рода документов. Каждая бумага должна соответствовать элементарным требованиям. На бланке должны присутствовать:
- Номер документа и его наименование;
- Дата составления;
- Вид документа;
- Полное юридическое наименование организации;
- Зафиксированный факт хоздеятельности;
- ФИО, должности и подписи сторон производственных отношений.
Для некоторых предприятий применение формы Т-8 в своей деятельности все же обязательно, несмотря на закон о бухучете. Для таких организаций использование формы фиксируется в относящихся к ним нормативных актах.
Ключевая информация внесена, бланк практически заполнен. Чтобы документ обрел юридическую силу, он должен быть заверен подписью руководителя организации. После подписания бумаги руководителем, ее нужно передать увольняющемуся работнику, чтобы тот ознакомился с указанной в ней информацией и также заверил ее подписью. Если что-то из указанной в документе информации по мнению сотрудника не будет соответствовать действительности, то подпись он может не ставить, выражая свое несогласие также посредством обращения в судебные инстанции.
Приказ составляется в двух экземплярах. Один из них предается сотрудникам бухгалтерии, производящим необходимые финансовые расчеты, а второй остается в архиве предприятия.
Обратите внимание! Если во время работы на предприятии на сотрудника возлагалась материальная ответственность, то к приказу по форме Т-8 необходимо приложить бумагу, подтверждающую отсутствие претензий материального характера со стороны руководства.
Если трудящийся захочет получить на руки копии документов, так или иначе связанных с его производственной деятельностью, будь то приказ о переводе или трудоустройстве и т.д. – неважно, работодатель должен будет выполнить просьбу (составленную в письменном виде) в течение трех дней с момента ее изъявления. При этом все копии документов обязательно должны быть заверены.