Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Сроки хранения документов
Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.
При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.
Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.
Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:
- первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
- аудиторские заключения.
Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:
- учетная политика;
- стандарты экономического субъекта;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.
Комментарии к ст. 13.20 КОАП РФ
1. Статья включена в Кодекс в целях обеспечения сохранности и использования архивных документов в интересах граждан, общества и государства.
Основными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, являются Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. и доп.); Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290.
Согласно упомянутому Закону к полномочиям Российской Федерации отнесено установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил. Эти правила будут определяться специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.
На Министерство культуры РФ возложены функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела; на Федеральное архивное агентство — государственный учет документов Архивного фонда РФ, обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, проведение необходимых экспертиз и т.п. На указанное выше Федеральное агентство возложен контроль за соблюдением законодательства РФ в сфере архивного дела, ему предоставлено право пресекать нарушения законодательства. См. также Федеральный закон от 3 июня 2005 г. N 57-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Приказом Росархива от 31 августа 2005 г. N 41 утверждены уставы государственных учреждений, подведомственных Росархиву. Приказом Мининформкультуры России от 27 января 2006 г. N 35 утверждено Типовое положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти. Следует иметь в виду и Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 8 ноября 2005 г. N 140 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов».
2. Правонарушение, предусмотренное данной статьей, посягает на отношения, связанные с правами граждан на использование архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа, с интересами общества и государства. Правонарушения, касающиеся архивных документов по личному составу, посягают на права граждан в социальной сфере. Например, в случае утери или уничтожения приказов о приеме на работу и увольнения с работы, ведомостей о заработной плате гражданину сложно реализовать право на пенсию и получение ее в заслуженном размере.
3. Объективная сторона правонарушения выражается в нарушении правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, даже если это не повлекло их утрату. Для наличия состава правонарушения достаточно нарушения одного из этих правил.
При применении данной статьи следует учитывать, что статьей 13.25 КоАП РФ, введенной в данный Кодекс Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 9-ФЗ, установлена административная ответственность должностных и юридических лиц (акционерных обществ и иных перечисленных в упомянутой статье субъектов) за неисполнение обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным, а также за нарушение порядка и сроков хранения таких документов (см. комментарий к ст. 13.25).
4. Субъектами ответственности могут быть должностные лица и иные работники архивов, в служебные обязанности которых входит осуществление функций по хранению, комплектованию, учету или использованию архивных документов. За нарушение правил использования архивных документов могут нести ответственность граждане и должностные лица — пользователи архивных документов.
5. С субъективной стороны правонарушение может быть совершено как умышленно, так и по неосторожности.
6. Дела об административных правонарушениях рассматривают судьи (ч. 1 ст. 23.1).
Протоколы о правонарушениях составляют должностные лица органов, осуществляющих контроль и надзор в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, а также органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. п. 58 и 59 ч. 2 ст. 28.3).
Второй комментарий к Ст. 284 УК РФ
1. Непосредственным объектом преступления является обороноспособность и экономическая безопасность государства.
2. Объективная сторона преступления характеризуется:
а) действием либо бездействием (нарушение установленных правил обращения с содержащими государственную тайну документами, а равно с предметами, сведения о которых составляют государственную тайну);
б) последствием (утрата последних и наступление тяжких последствий);
в) причинной связью между указанными действиями (бездействием) и последствиями.
Документ, содержащий государственную тайну, — официальный или неофициальный носитель информации о такой тайне (документы официального характера — справки, отчеты и т.п., черновые записи, данные, занесенные на магнитную ленту, фотои кинопленку и т.п.). Предметами, сведения о которых составляют государственную тайну, являются различные изделия, образцы, модели и материалы, например, отдельные экземпляры или модели техники, приборов, вооружения.
Преступление окончено с момента утраты соответствующих документов, которая, в свою очередь, повлекла наступление тяжких последствий.
Утрата — это выход документов, содержащих государственную тайну, или предметов, сведения о которых составляют государственную тайну, из владения лица, имеющего допуск к государственной тайне. Уничтожение документов или предметов, составляющих государственную тайну, утраты не образуют, так как это исключает возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
Понятие наступления тяжких последствий понимается так же, как в ч. 2 ст. 283 УК РФ.
3. Субъектом преступления может быть только лицо, имеющее допуск к государственной тайне.
4. Субъективная сторона преступления характеризуется неосторожностью (равным образом в виде легкомыслия или небрежности).
Порядок хранения и уничтожения документов
Все организации независимо от форм собственности обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с законодательством РФ об архивном деле, но не менее пяти лет.
Срок хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов
Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 (далее — Перечень). В графе 3 таблицы Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.
По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида: — документы с временным сроком хранения (например, 1 год, 5 лет, 75 лет); — документы, которые должны храниться постоянно.
Расчет срока их хранения производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.
Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить первичные бухгалтерские документы не менее пяти лет. В соответствии с Перечнем установлены следующие сроки хранения бухгалтерских документов: — отчетов по налогам: годовых — постоянно; квартальных — 5 лет; месячных — 1 год; — бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых — постоянно; годовых — постоянно; квартальных — 5 лет; месячных — 1 год; — первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) — 5 лет; синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета — 5 лет; — бухгалтерских учетных регистров (главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.) — 5 лет; оборотных ведомостей — 5 лет; перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, — до замены новыми; образцов подписей материально ответственных лиц — до минования надобности; книг, журналов, карточек учета ценных бумаг — постоянно, договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) — 5 лет, основных средств (зданий, сооружений) — 5 лет, расчетов с организациями — 5 лет, приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) — 5 лет, подотчетных лиц — 5 лет, исполнительных листов — 5 лет, депонированной заработной платы — 5 лет, доверенностей — 5 лет.
Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее пяти лет.
Порядок хранения бухгалтерских документов – зачем хранить документы?
Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- основными правилами работы архивов организации — одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила);
- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
- действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.
Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью соответственно руководствуются ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ.
Порядок хранения документов в делопроизводстве
Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).
Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).
Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).
Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.
При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.
Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).
Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).
Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).
Организация хранения и уничтожения документов
Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы.
Если в учреждении решили самостоятельно их хранить, то необходимо разработать и принять соответствующий внутренний акт, который будет регулировать порядок организации хранения документов. Например, положение о хранении документов, утвержденное приказом директора, в котором следует определить:
- виды документов, подлежащих обязательному хранению;
- структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;
- порядок поступления документов на хранение;
- сроки хранения;
- порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;
- меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;
- порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;
- иные вопросы, касающиеся порядка хранения документов.
Также необходимы создание соответствующей архивной службы и закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива.
Затем следует разработать положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (п. 3.1 Указаний ). Положение утверждается руководителем. Он приказом также утверждает состав экспертной комиссии.
Отбор документов, более не нужных
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Рекомендуемый состав комиссии:
- представитель руководителя;
- бухгалтер;
- юрист;
- архивариус;
- секретарь (кадровик);
- один из сотрудников.
ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.
Задачи комиссии:
- отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
- составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
- подготовить документы к утилизации.
ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.
Уничтожение электронных архивов
Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.
С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.
Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).
Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.
НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.
Комиссия для выявления документов с истёкшим сроком хранения
Первый этап уничтожения дел с истёкшим сроком хранения — формирование комиссии. Рекомендуется включать в неё более трёх специалистов, в том числе представителей:
- бухгалтерии;
- юридического отдела;
- кадровой службы.
Порядок формирования комиссии определяет директор компании, но указанные рекомендации связаны с тем, что:
- перечисленные службы постоянно работают с документами;
- у каждого подразделения своя специфика документооборота со своими требованиями и условиями;
- эти специалисты работают с широким спектром нормативных актов по различным направлениям законодательства, и поэтому больше всех осведомлены об условиях хранения дел и о том, как уничтожать документы.
Преждевременное уничтожение дел
Нарушение порядка уничтожения документов с истёкшим сроком хранения или преждевременная утилизация влечёт за собой штраф в размере до 3 тысяч рублей. Этот штраф, независимо от состава комиссии по утилизации, накладывается на руководителя предприятия. Повторное нарушение влечёт штраф в увеличенном размере.
Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения
Уничтожение бухдокументов должно производиться с соблюдением определенного порядка действий. За нарушение этого процесса компании грозит наложение штрафа.
| Этапы уничтожения бухгалтерских документов | Что включает в себя |
| Определение документов, у которых истекли сроки хранения | Бухгалтерские документы, срок хранения которых определяется как «10-летний», как правило, не передаются в архив. Они подлежат хранению в бухгалтерии, которые по истечении срока самостоятельно выделяют с целью уничтожения |
| Проведение экспертизы | Экспертизу проводят по итогам года в начале следующего самостоятельно структурным подразделением. При этом одним документы передаются в архив, а другие выделяются с целью ликвидации. Для уничтожения дел создается специальная экспертная комиссия. |
| Уничтожение документов | Уничтожение документов путем передачи в специальные организации, занимающиеся переработкой вторсырья |
Уничтожение электронных документов
Важно! Довольно большую популярность в последнее время получает электронный документооборот. Такие файлы, а также заархивированная база программных продуктов также подлежит длительному хранению.
Оформление уничтожения электронных документов происходит так же, как и уничтожение документов на бумажных носителях. Электронные документы необходимо удалить из компьютерного архива. Если документы хранятся на специальных носителях (флешки, карты памяти), то уничтожается не только файл, но и сам носитель. При этом следует учитывать некоторые моменты:
- документы можно удалять только по соответствующему акту;
- нельзя удалять документы, которые имеют отношение к будущему или текущему судебному процессу;
- необходимо соблюдать конфиденциальной той информации, которая содержится в уничтожаемых документах;
- помимо оригиналов, уничтожению также подлежат и копии документов.
Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов
В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.
Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.
В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.
Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:
- отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
- систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность – штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением.
Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб. Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.
Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Уничтожение документов при ликвидации организации
Согласно Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.
Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.
Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.
В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу – только после утверждения руководителем организации.
Следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании. Такой подход позволяет:
- исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
- сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
- существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
- подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.